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Dank gutem Offboardingprozess für einen positiven letzten Eindruck sorgen


Erfolgreiches Offboardingprozess Erfolgreicher Offboardingprozess

Ein guter Offboardingprozess von Mitarbeiter:innen ist ein wichtiger Bestandteil im Lebenszyklus eines Arbeitsverhältnisses. Denn eine positive Wahrnehmung des Entlassungsprozesses kann nicht nur einen guten letzten Eindruck vermitteln, sondern auch rechtliche Problemen und Kosten vermeiden.

Was genau beinhaltet der Offboardingprozess?

Das Offboarding bezieht sich auf den Ablauf des Ausscheidens eines Mitarbeitenden aus Ihrem Unternehmen. Der Austritt einer Kollegin bedeutet allerdings nicht nur die bloße Abwanderung von wertvoller Kompetenz und Wissen. Damit kommt auch eine Reihe von Todo’s einher, die nicht zu vernachlässigen sind. Dafür bietet es sich an einen effizienten Prozess zu implementieren.

So sollten zum Beispiel unbedingt Strukturen für eine professionelle Übergabe bestehen und im besten Fall eine ausgiebige Einarbeitungszeit für die kommende Kollegin gewährleistet sein. Kontaktpersonen sollten frühzeitig informiert und über eine neue Anlaufstelle informiert werden. Natürlich sollte auch intern eine Ankündigung und angemessene Verabschiedung stattfinden. Man sieht: Ein erfolgreicher Offboardingprozess kann durchaus zeitaufwändig sein, ist aber essentiell für den Erfolg Ihres Unternehmen und das Talent Management.

Warum ist ein guter Offboardingprozess wichtig?

Feste Strukturen für ein Offboarding erlauben eine transparente Abwicklung und sorgen dafür, dass Sie als Unternehmen positiv in Erinnerung bleiben. Gleichzeitig bietet es auch die Grundlage für einen guten Start von neuen Kolleginnen.

Während die Mitarbeitenden, die abwandern, sich und ihre Fähigkeiten gewertschätzt fühlen, werden neue Kollegen gut aufgenommen und bekommen wertvolle Insights von Tag 1. Beides übersetzt sich in eine hohe Talentbindung – denn obwohl eines der beiden Talente Ihr Unternehmen verlässt, erhöht ein guter letzter Eindruck die potentielle Wiederkehr. Und bis dahin ist die Chance hoch, dass anerkennend über Sie als Unternehmen gesprochen wird und im besten Fall positive Bewertungen auf Plattformen wie Kununu und Co. über Sie abgegeben werden. Stichwort Employer Branding!

Last but not Least: Transparenz. Klare Prozesse und transparente Kommunikation – sowohl intern als auch extern – erhöhen Ihre Glaubwürdigkeit und beugen einer potentiellen Gerüchteküche vor.

Checkliste macht es einfach

Mit dieser Checkliste und unseren 10 Goldenen Regeln für gutes Offboarding haben Sie eine gute Ausgangslage, um einen Offboardingprozess für Ihr Unternehmen anzugehen!

Was sollte ein vollständiger Offboarding-Prozess berücksichtigen?

  • Prozess planen: Legen Sie eine Abteilungsübergreifende To-Do Liste an, um Klarheit zu schaffen, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden
  • Dokumente rechtzeitig vorbereiten: Hier heißt es nicht auf die Bitte zu warten, sondern proaktiv ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis anzufertigen.
  • Teammitglieder Informieren: Um etwaigen Gerüchten oder ähnlichem zuvorzukommen, sollte immer rechtzeitig dafür gesorgt sein, dass alle Beteiligten Bescheid wissen. Auch sollte Klarheit darüber bestehen, wie Aufgaben und Verantwortlichkeiten potentiell neu verteilt werden.
  • Entlassungsgespräch: Lassen Sie diesen Schritt nicht aus und setzen Sie sich nochmal mit Ihrem Mitarbeitenden zusammen. Daraus kann wertvolles Feedback resultieren!
  • Übergabe: Mitarbeitende zu verlieren kommt auch immer mit einer signifikanten Wissensabwanderung einher. Um hier entgegenzuwirken, sollte unbedingt eine ausführliche Übergabe angefertigt und natürlich genug Zeit dafür gewährleistet werden.
  • Kommunikation nach außen: Je nach Position gibt es verschiedene Stakeholder, die mit dem jeweiligen Mitarbeitenden in engem Kontakt standen. Hier sollte proaktiv der Wechsel kommuniziert werden.
  • Verabschiedung: Ein Abschiedsgeschenk oder sogar eine kleine Feier gibt die Möglichkeit, das gesamte Büro in den Prozess einzubeziehen und die gemeinsame Zeit nochmal zu wertschätzen.
  • Geräte und Zugangsdaten: Natürlich müssen auch alle Zugänge und Accounts gesperrt, sowie Geräte zurückgegeben werden. Damit hier an alles gedacht wird kann eine HR Software mit übersichtlicher Dokumentation wahre Wunder wirken.
  • In Kontakt bleiben: Auch wenn es für den Moment Abschied nehmen heißt, sollten Sie unbedingt in Kontakt bleiben. So können Sie sich gegenseitig auf dem Laufenden halten und wer weiß, welche Gelegenheit sich noch ergibt?
  • Referenzen: Bei einem gut strukturierten Offboardingprozess lohnt es sich, nach einer Referenz wie beispielsweise auf Kununu zu fragen.

Unser Fazit

Wenn Sie Wert auf Ihre Unternehmenskultur legen, dann gehört auch dazu, dass Mitarbeitende Ihr Unternehmen mit positiven Gefühlen verlassen. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter:innen verstehen wie wichtig sie für das Unternehmen sind!

  • Auf gute Kommunikation kommt es an. Egal wie es zu der Abwanderung kommt, geben Sie der Situation genug Raum für gegenseitiges Verständnis und nehmen Sie sich unbedingt auch Zeit für ein Exit-Gespräch.
  • Transparenz ist Key: Von Teammitgliedern über neue Kolleg:innen hin zu externen Stakeholdern – es sollte rundum eine offene Kommunikation herrschen.
  • Profitieren Sie von automatisierten Prozessen! Mit einer HR Software wie HRlab wird nicht nur der Prozess vereinfacht, es sind auch alle Dokumente an einem Ort und von überall aus zugreifbar.

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