Dienstreisen: Definition, Vergütung, Rechtsgrundlagen
Wer aus beruflichen Gründen verreist, befindet sich auf Dienst- oder Geschäftsreise – egal, ob im In- oder Ausland. Sobald die Arbeitsleistungen außerhalb der gewohnten Arbeitsstätte erbracht werden, ist von Dienstreisen die Rede. Ob die Geschäftsreise zur Arbeitszeit zählt und extra vergütet wird, hängt dabei stets von den nationalen Bestimmungen ab.
Das Wichtigste in Kürze
- Dienstreisen sind alle Fahrten, beziehungsweise Reisen, die außerhalb der Arbeitsstelle liegen.
- Trägt der Arbeitgebende nicht die Kosten, die während einer Dienstreise anfallen, können Arbeitnehmende sich die Kosten als Werbungskosten über die Einkommenssteuer zurückholen.
- Dienstreisen dauern üblicherweise nicht länger als drei Monate. Ab dann handelt es sich um eine Entsendung.
- Fahrtzeiten zählen grundsätzlich zur Arbeitszeit.
Dienstreise - eine Definition
Ganz allgemein beschreibt eine Dienstreise alle Fahrten, beziehungsweise Reisen, die außerhalb der Arbeitsstelle liegen. Üblicherweise handelt es sich um eine Dienstreise, sobald es sich um mehr als einen Zeitraum von acht Stunden dreht.
Beispiele für Dienstreisen:
- Messen
- Kundentermine
- Andere Firmenstandorte besuchen
- Meetings
Wichtig zu wissen: Dienstreisen und Geschäftsreisen meinen zwar grob dasselbe, aber ein Dienstgang unterscheidet sich von der Dienstreise. Denn hierbei ist der Zielort in unmittelbarer Nähe der eigentlichen Arbeitsstelle. Entsprechend sind die Reisekosten ebenfalls viel geringer.
Die Vergütung bei Dienstreisen
Sämtliche Kosten, die auf Dienstreisen entstehen, trägt üblicherweise der Arbeitgeber. Verpflichtet ist er dazu allerdings nicht. In dem Fall können Arbeitnehmende die anfallenden Kosten über die Einkommenssteuer absetzen. Und so lassen sich Dienstreisen abrechnen:
- Reisekosten (z.B. Flug- oder Bahntickets)
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten und Kilometerpauschale (0,30 EUR pro gefahrener Kilometer)
- Verpflegungspauschale (seit 2020 14 Euro pro Tag, varriert je nach Zielort)
- Reisenebenkosten: alle Kosten, die nicht den Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten zuzuordnen sind (z.B. Beförderung, Reisegepäckversicherung, Kosten für Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber, Maut, Fährengebühren, Parkplatzkosten)
Tagesgeld Dienstreisen: Was ist das eigentlich und wer bekommt es?
Tagesgeld steht jedem Reisenden zu, der aus beruflicher Notwendigkeit mehr als acht Stunden von seinem Wohnort entfernt bleibt. Ist er zwischen acht und 14 Stunden abwesend, hat er Anspruch auf eine sogenannte kleine Pauschale von 14 Euro. Bleibt er seinem Wohnort mehr als 24 Stunden fern, kann er die große Pauschale abrechnen. Im Inland beträgt diese 28 Euro.
Sowohl beim An- als auch beim Abreisetag ist die kleine Pauschale angesetzt. Der Reisende erhält sie netto und hat sie zur freien Verfügung. Erstattet ihm nicht direkt der Arbeitgeber die Ausgaben während der Dienstreise, kann er sie bei der nächsten Steuererklärung ansetzen.
Vergütung bei Dienstreise im In- und Ausland
Begibt sich ein Arbeitnehmer am selben Tag vom In- ins Ausland und wieder zurück, hat er Anspruch auf den Pauschbetrag des ausländischen Ziellandes. Der Arbeitgeber muss ihm die Summe lohnsteuerfrei erstatten.
Als finanzielle Grundlage dient dabei der Pauschbetrag des Landes, das der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr erreicht hat. Hält er sich zum Beispiel zu diesem Zeitpunkt in Brüssel auf, so gelten die belgischen Bestimmungen.
Dienstreisen Arbeitszeit: Aktiv vs. passiv
Bei der Dienstreise unterscheiden wir generell zwischen aktiver und passiver Arbeitszeit.
Aktive Arbeitszeit Wie der Name schon verrät, vollbringt der Reisende bei der aktiven Reisezeit unterwegs eine aktive Arbeitsleistung – zum Beispiel eine Tätigkeiten am Laptop.
Passive Arbeitszeit Bei der passiven Reisezeit ist es genau umgekehrt. Der Reisende vollbringt unterwegs keine Arbeitsleistung. Dies ist vor allem bei der Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder als Beifahrer im PKW der Fall.
Dauer der Dienstreise: Wie lange kann eine Dienstreise dauern?
Eine Mindest- oder Höchstdauer ist für Dienstreisen zwar so nicht im Gesetz geregelt, aber gerade aus steuerlicher Sicht sollte Dienstreisen nicht länger als drei Monate lang dauern. Denn darüber hinaus handelt es sich nicht mehr um eine Dienstreise, sondern ein Entsendung, die eben auch verlangt zusätzliche Zulagen zu versteuern.
Während einer Dienstreise sollte sich die Arbeitszeit auf reguläre acht Stunden beschränken. In Ausnahmefällen sind auch bis zu zehn Stunden möglich – jedoch nur mit genügend Ruhe- und Erholungsphasen. Die Faustregel: Nach Feierabend muss der Reisende mindestens elf Stunden Zeit zur Regeneration zur Verfügung haben.
Zum Thema der Häufigkeit von Dienstreisen gilt: Prinzipiell gibt es keine Beschränkungen. Solange das Arbeitsgesetz, interne Betriebsregelungen und vertragliche Vereinbarungen eingehalten werden, sind beliebig viele Dienstreisen möglich.
Wie weit im Voraus müssen Dienstreisen angekündigt werden?
Eine allgemeine Regelung zur „Vorwarnzeit“ gibt es bei Geschäftsreisen nicht. Es gilt, was im Arbeitsvertrag steht. In Notfällen sind daher auch kurzfristige Einsätze denkbar. Der Regelfall sollten diese aber nicht sein. Damit sich der Mitarbeiter rechtzeitig auf die Reise vorbereiten kann, empfehlen sich mehrere Tage oder bestenfalls Wochen Vorlauf.
Gilt Reisezeit als Arbeitszeit?
Setzt der Arbeitgeber die Anreise mit dem Auto voraus, so zählt die Fahrzeit zur Arbeitszeit dazu – zumindest für den lenkenden Fahrer. Der Grund: Da er sich die ganze Zeit über auf den Verkehr konzentrieren muss, hat er unterwegs keine Möglichkeit zur Erholung.
Findet die Zugfahrt während der regulären Betriebszeit statt, kann sie als Arbeitszeit gewertet werden – selbst dann, wenn der Arbeitnehmer keiner beruflichen Tätigkeit nachgeht. Allerdings gibt es Ausnahmen: Hat der Arbeitnehmer beim Fortbewegungsmittel die freie Wahl und entscheidet sich für die Bahn, wird die Fahrt nicht automatisch als Arbeitszeit anerkannt.
Theoretisch fällt sie unter die Kategorie Ruhezeit. Schließlich hatte der Arbeitnehmer unterwegs die Möglichkeit, sich zu erholen. Dies ist übrigens genauso der Fall, wenn der Arbeitgeber öffentliche Verkehrsmittel für die Geschäftsreise anordnet, der Arbeitnehmer aber freiwillig mit dem Auto anreist.
Geschäftsreisen abwickeln leicht gemacht
Mit der richtigen Software lassen sich Geschäftsreisen und Reisekosten direkt durch Mitarbeiter:innen erfassen und dann einfach nach Bedarf durch Vorgesetzte, Personalabteilung oder Buchhaltung kontrolliert und freigegeben werden.
Was muss bezüglich des Datenschutzes bei Dienstreisen beachtet werden?
Bei Dienstreisen gibt es einige Aspekte des Datenschutzes, auf die Sie achten sollten. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass diesbezüglich dieselben Vorschriften zu beachten sind, wie bei anderen Themen wie z. B. Resturlaub etc., da in diesen Prozessen stets die Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet.
Diese lauten wie folgt:
- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Diese EU-Verordnung regelt den Schutz personenbezogener Daten und muss bei Dienstreisen beachtet werden. Dazu gehört z. B. die Einhaltung von Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten und das Recht auf Vergessenwerden.
- Datensicherheit: Es ist wichtig, dass personenbezogene Daten während der Dienstreise sicher übertragen und gespeichert werden, z. B. durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien.
- Zustimmung: Man sollte sicherstellen, dass die betroffene Person ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten gegeben hat.
- Information: Man sollte die betroffene Person über die Verarbeitung ihrer Daten informieren, z. B. durch die Erstellung einer Datenschutzerklärung. Unternehmen müssen unbedingt sicherstellen, dass sie alle geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen. Denn das ist natürlich maßgeblich, um mögliche Bußgelder und Schadensersatzforderungen zu vermeiden.
Dienstreise Corona: Was gilt es zu beachten?
Insbesondere bei Geschäftsreisen ins Ausland ist während der Pandemie besondere Vorsicht gefragt. Wie ist das Infektionsgeschehen im Zielland und welche Corona-Beschränkungen gelten vor Ort? Gibt es zum Beispiel eine strenge Test- und Quarantänepflicht? Oder befindet sich das Land sogar gerade im Lockdown?
Umso mehr lohnt sich vor Abreise ein Blick auf die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes. Raten sie von Auslandsreisen in bestimmte Länder ab, ist der angeordnete Arbeitseinsatz nochmals zu überdenken.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Dienstreisen sind alle Fahrten zu Zielorten außerhalb der eigenen Arbeitsstelle, die beruflich bedingt sind und mehr als acht Stunden in Anspruch nehmen.
Eine Dienstreise beginnt, sobald Mitarbeitende vom Wohnort oder alternativ der Arbeitsstelle aufbrechen. Sie endet mit Ankunft zurück an Wohnort bzw. Arbeitstelle.
Üblicherweise kommt der Arbeitgebende für Kosten, die durch die Dienstreise entstehen, auf. Sollten etwaige Ausgaben nicht vom Arbeitgebenden übernommen werden, können Arbeitnehmende sich die Kosten als Werbungskosten über die Einkommenssteuer zurückholen.
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