Qualifizierte elektronische Signatur: Wichtige Fakten auf einen Blick

Die qualifizierte elektronische Signatur erfährt eine wachsende Bedeutung in der digitalen Unternehmenswelt. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift, ist rechtsverbindlich und macht keine zusätzliche Bestätigung in Papierform notwendig. So kann sie interne Geschäftsprozesse optimieren und den Abschluss strategisch wichtiger Verträge wesentlich beschleunigen. Der folgende Beitrag bietet einen Einblick in essentielle Aspekte, die mit Kauf und Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur verbunden sind.

Was ist die qualifizierte elektronische Signatur?

Wie der Name schon erahnen lässt, erfolgt die qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) digital und nicht in traditioneller handschriftlicher Form. Sie lässt sich verstehen als Bündel von Daten, die benötigt werden, um die Unterzeichnung eines elektronischen Dokuments zu bestätigen. Für die höchstmögliche Sicherheit der Signatur kommt die asymmetrische Kryptographie zum Einsatz. Die unterzeichnende Person verfügt über einen privaten Schlüssel, den sie unter ihrer alleinigen Kontrolle hält und zur Bestätigung jeder elektronischen Unterzeichnung braucht.

Aus technischer Sicht ist die qualifizierte elektronische Signatur ein mathematischer Code, der garantiert, dass ein unterzeichnetes Dokument nicht mehr geändert werden kann. Aus institutioneller Sicht gewährleistet ein Vertrauensdiensteanbieter (engl. Trust Service Provider, TSP) durch die Ausstellung eines digitalen Zertifikats die Echtheit der elektronischen Unterschrift. Dabei bietet die qualifizierte elektronische Signatur die derzeit höchste existierende Sicherheitsstufe und ist der handschriftlichen Unterschrift gemäß § 126 BGB gleichgestellt.

Zwei unentbehrliche Eigenschaften jeder QES

Die qualifizierte elektronische Signatur besitzt alle Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (kurz: AES) und zeichnet sich zusätzlich durch die folgenden Eigenschaften aus:

Sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE)

Es handelt sich hierbei um eine Software oder Hardware, die zur Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur angewendet werden kann. Die rechtliche Grundlage dafür bildet die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates. Die Sichere Signaturerstellungseinheit gewährleistet die Einmaligkeit und Geheimhaltung jedes Signaturschlüssels.

Ein komplexes Ausstellungsverfahren

Die Bestätigung der Identität der unterzeichnenden Person ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Ausstellung eines digitalen Zertifikats. Die Identitätsbestätigung erfolgt entweder durch persönliches Treffen oder mittels einer anderen vergleichbaren Methode. Der Gedanke dahinter ist, einen hohen Identifikationsgrad und damit auch die Unmöglichkeit von Manipulationen sicherzustellen.

Vereinfachung der Vertragsunterzeichnung

Diese zusätzlichen Eigenschaften der qualifizierten elektronischen Signatur erlauben Unternehmen, ihre Dokumente in allen EU-Mitgliedsstaaten rechtsverbindlich zu unterschreiben. Dies vereinfacht den Prozess der Vertragsunterzeichnung und hebt internationale Kooperationen auf eine neue Stufe.

Die eIDAS-Verordnung stellt die aktuelle rechtliche Grundlage für eine sichere digitale Identifizierung und eine rechtsgültige elektronische Kommunikation im EU-Raum dar. Sie bringt auch zwei neue Innovationen mit sich: Sie erkennt cloudbasierte Signaturen als qualifizierte Signaturen an und lässt die Identifizierung per Videokonferenz als akzeptierte Alternative zu.

Qualifizierte elektronische Signatur Anbieter

Die erwähnte eIDAS-Verordnung besagt, dass qualifizierte elektronische Signaturen ausschließlich von einem Vertrauensdiensteanbieter erstellt werden dürfen. Nur dann entspricht die rechtliche Gültigkeit der QES jener der handschriftlichen Unterschrift.

Mittlerweile gibt es mehrere Anbieter von qualifizierten elektronischen Signaturen.

• DocuSign
• Yousign
• HelloSign

An dieser Stelle sei angemerkt, dass der bekannte Anbieter DP SignTrust seine Trustcenterdienstleitungen vor einigen Jahren eingestellt hat.

Jedes Unternehmen, das sich dafür entscheidet, die qualifizierte elektronische Signatur für eine unterzeichnende Person zu erwerben, erhält eine Komplettausstattung. Diese beinhaltet neben der Signaturkarte auch das Kartenlesegerät und das Zertifikat für die qualifizierte elektronische Signatur mit einer festgelegten Gültigkeitsdauer. Die Preise für eine Komplettausstattung können je nach Anbieter variieren. Das BMU spricht von der Preisspanne zwischen 120 bis 160 € für drei Jahre gültige qualifizierte elektronische Signatur.

Hohe Bedeutung von QES für HR-Abteilungen

Die qualifizierte elektronische Signatur erfreut sich großer Popularität in der Unternehmenswelt und ist mittlerweile aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie stellt die Antwort auf wachsende Anforderungen dar, die mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen verbunden sind. HR-Abteilungen sind wie alle anderen Unternehmensbereiche davon stark betroffen und müssen ihre bisherige Arbeitsweise auf „digital“ umstellen.

In der Regel reicht es aus, interne Angelegenheiten von HR-Abteilungen mit Hilfe von einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen zu erledigen. Es gibt jedoch Fälle, in denen die höchsten Sicherheitsstandards gefragt sind. Drei qualifizierte elektronische Signatur Beispiele, die in HR-Abteilungen zum Einsatz kommen, sind Befristungsabrede, Empfangsbekenntnis und Änderung von Arbeitsvertrag bei doppelter Schriftformklausel.

Die Vorteile für Unternehmen auf einen Blick

Die qualifizierte elektronische Signatur bietet Flexibilität und Mobilität, die in nahezu allen Unternehmensbereichen einen immer höheren Stellenwert einnehmen. Sie gibt wertvolle Chancen für eine strategische Neuausrichtung und reibungslos funktionierende Beziehungen zum eigenen Personal, Geschäftspartnern und Kunden.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist nicht nur bequem und einfach im Einsatz. Sie stellt auch die erforderliche Sicherheit, Effektivität und Rechtswirksamkeit abgeschlossener Verträge dar.