Ein Personalmanagementsystem richtig einführen

4. April 2019
Der Umstieg auf ein Personalmanagementsystem. © metamorworks – stock.adobe.com

So gelingt der Umstieg auf ein Personalmanagementsystem – Ein Personalmanagementsystem einzuführen ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Diese betreffen nicht nur die HR und die IT, sondern auch weitere Abteilungen sowie auch Mitarbeiter und die Führungsebene. Beim Umstieg auf ein digitales Personalmanagementsystem können sich im Unternehmen manche Hürden ergeben. Folgende Kriterien sollten erfüllt und vor der Einführung sichergestellt sein, damit der Einsatz des Systems gelingt.

1. Optimierungsbedarf ermitteln

Für ein erfolgreiches HR-Management muss entsprechend den Anforderungen des Unternehmens eine passende Lösung ausgewählt werden. Je nach Strategie und Bedürfnissen des Unternehmens ist eine bestimmte Systemausrichtung notwendig. Eine Analyse bestehender Prozesse hilft, die Schwachstellen im Personalmanagement herauszustellen und somit einen Optimierungsbedarf zu ermitteln.

Die IT-Abteilung sollte von Beginn an in das Projekt eingebunden sein. So ist von vornherein sichergestellt, dass die technischen Voraussetzungen mit den Systemstrukturen kompatibel sind. Es ist eine detaillierte Spezifikation von Anforderungen durch die IT erforderlich. Durch die Dokumentation sämtlicher Bedürfnisse können Anforderungen abgeleitet und Problemstellungen ersichtlich werden. Eine Analyse bestehender Personalprozesse kann außerdem helfen, jegliche Schwachstellen im Personalmanagement herauszustellen. Es zeigt sich also, welche spezifischen Anforderungen ein Personalmanagementsystem erfüllen muss.

Ein weiterer zentraler Aspekt in der Wahl eines geeigneten HR-Systems ist der Faktor Zeitersparnis. Das System sollte diejenigen Prozesse unterstützen, die dem jeweiligen Unternehmen am meisten Zeit kosten. Unter diesem Aspekt könnte die Automatisierung von Prozessen von Bedeutung sein. Von Interesse ist auch, welche spezifischen Daten das System erhebt, um die Strategie des Personalmanagements zu unterstützen.

2. Systemwahl

Schließlich muss aus den verschiedenen HR-Systemen ein passender Anbieter ausgewählt werden. Die Herausforderung ist, zwischen all den Anbietern und Lösungen das passende System zu finden, welches die unternehmensspezifischen Anforderungen abdeckt. Materialien wie Leistungsbeschreibungen, Referenzen und Preislisten sowie ein Zugang zur Testversion können die Wahl erleichtern.

Die Evaluationsphase beginnt zunächst mit einer Grobselektion von geeigneten Anbietern und Lösungen. Im ersten Schritt gilt es zu selektieren, welche HR-Systeme die notwendigen Funktionen abdecken. Darüber hinaus ist von Bedeutung, wie das System relevante Daten erhebt. Je nach Strategie des Unternehmens könnten spezifische Daten notwendig sein, so dass eine bestimmte Auswahl an Daten gewährleistet sein muss.

3. Implementierung

Das verantwortliche Projekt-Management steuert die Vorbereitung, Ablauforganisation und Qualitätssicherung. Im Idealfall ist der gesamte Implementierungsprozess im Vorhinein organisiert. Ziele sind klar definiert und mögliche Zielkonflikte untersucht. Darüber hinaus sollten ausreichend personelle Ressourcen für den Prozess der Implementierung eingeplant sein.

Die Einführung des Systems ist an ein bestimmtes Vorgehen geknüpft. Dazu zählen die Einrichtung von Zugriffsrechten und die Übernahme von Daten in das Personalmanagementsystem. Es ist festzulegen, welche Daten wie in das System eingespeist werden. Ebenso ist ein geeigneter Zeitpunkt der Datenübertragung zu wählen und im Nachhinein auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Daran schließen Testläufe und gegebenenfalls die Ablösung bisheriger Systeme.

4. Bereitschaft der Mitarbeiter

Die Einführung des Systems verändert bestehende Arbeitsabläufe und die Art und Weise der Zusammenarbeit. Für eine erfolgreiche Einführung muss der Systemwechsel bei Mitarbeitern auf Bereitschaft zur Veränderung bestehender Arbeitsabläufe stoßen. Damit das neue System von den Mitarbeitern angenommen wird, ist eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung wichtig. Ebenso sollte ein professioneller und schneller Support vorhanden sein.

Es ist die Aufgabe der Projektkommunikation, den Innovationsgrad und die Bedeutung des Systemumstiegs in Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens hervorzuheben. Ein kommunikationsstarker Botschafter wie die Führungsebene kann die Ziele und Vorteile des neuen Systems überzeugend vermitteln.

5. Mitarbeiterqualifikation

Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, mit dem Personalmanagementsystem in vollem Umfang arbeiten zu können. Eine Ausbildung des Personals unterstützt eine effiziente Nutzung des Systems durch die Mitarbeiter. Dafür sind Zeit und Ressourcen einzuräumen und außerdem ein kontinuierliches Angebot weiterer Standardschulungen einzurichten. So kann das gesamte Potenzial des Systems dauerhaft ausgeschöpft werden.

6. Datenschutz

Die Anwendung von HR-Systemen schließt eine Sammlung und Speicherung personenbezogener Daten ein. In der Einführung muss Mitarbeitern kommuniziert werden, wie mit den Daten umgegangen und der Schutz der Daten sichergestellt wird, so dass Skepsis gegenüber möglichen Sicherheitslücken abgebaut wird. Damit Datensicherheit gewährleistet ist, sollte das System mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet sein, die im Zuge der Systemeinführung eingerichtet werden.

Fazit: Vorbereitung ist alles

Die Vorbereitung und Prüfung entscheidender Kriterien vor und während der Implementierung eines Personalmanagementsystems sind ausschlaggebend für dessen erfolgreiche Einführung. Dabei nehmen die Mitarbeiter sowie auch die Datensicherheit eine zentrale Rolle ein. Durch Kommunikationsmaßnahmen, Schulungsangebote und ausreichend Transparenz können Mitarbeiter vorbereitet und Vertrauen in Innovation und Datenschutz aufgebaut werden. Vor allem sollte von Beginn an die IT in den Prozess der Einführung involviert sein und die Mitarbeiterbereitschaft sowie das Knowhow im Umgang mit den Systemen gefördert werden.