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HR 4.0 – Die digitale Transformation im HR


Industry 5.0, Arbeiten 4.0, Web 3.0 – Wir haben sie alle schon einmal gehört, klassische Begriffe in Kombination mit einer Zahl. Eins haben sie gemeinsam: die digitale Transformation von „etwas“. Ob auf der Arbeit oder im privatem Leben: Die Digitalisierung wird zunehmend fester Bestandteil unseres alltäglichen Lebens. Digitale Prozesse sind an der Tagesordnung, sei es das Busticket auf dem Smartphone oder unser Impfpass als QR-Code. Und wenn wir ehrlich sind, können und wollen wir auf die Digitalisierung auch nicht mehr verzichten. Jetzt gibt es auch im Personalwesen das sogenannte “HR vier-punkt-null.” Was genau umfasst aber das HR 4.0 und wie wichtig ist es? 

Human Recources (HR) – was ist das?

Beschäftigte im HR stehen üblicherweise vor einer Vielzahl an administrativen Aufgaben, wie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten im Unternehmen, Recruiting, Talentmanagement und die Personalentwicklung. Vor Beginn des digitalen Zeitalters musste dies natürlich analog festgehalten werden, was mit sehr viel bürokratischer Arbeit verbunden war. 

Mit der Digitalisierung kam dann die Transformation von analogen Informationen einher. Das beinhaltet unter anderem eine Übertragung von in Akten notierten Personaldaten und Löhne in digitale Datenbanken oder Listen. Abgesehen davon, dass damit endlich dem Papierchaos Einhalt geboten wird, können Personaler nun auch deutlich leichter bestimmte Informationen nachschlagen, Verläufe durchsuchen und Analysen aufstellen.

HR-IT-Infrastruktur oder auch: Beginn der digitalen Transformation

Ausgehend von ebendiesen digitalisierten Datenbanken war die Entstehung von HR-Software im nächsten Schritt nur logisch. Das Ziel: Personaler:innen weiterhin administrative und vor allem höchst repetitive Aufgaben abnehmen. Die Funktionen innerhalb einer solchen Software sind dementsprechend vielfältig. Neben der Verwaltung von Personal und Lohnentgeldern, können Mitarbeiter:innen durch sogenannte Employee Self Service (ESS) ebenfalls Kollegen:innen und Vorgesetzten über etwaige Änderung informieren. Von der neuen Bankverbindung zum digitalen Übermitteln eines Urlaubantrages, welche die Führungskraft dann wiederum genehmigt.  

Wir halten fest: automatisierte Prozesse in Kombination mit künstlicher Intelligenz vereinfachen und reduzieren den administrativen Arbeitsaufwand im HR immens. Das heisst jedoch nicht das die Personaler überflüssig werden. Ganz im Gegenteil. Durch die gewonnenen zeitlichen Ressourcen kann sich Ihre HR-Abteilung neu organisieren und sich somit neuen Aufgabenfeldern widmen, wie beispielsweise der strategischen Ausrichtung Ihres Personalwesens. Außerdem ermöglichen Datenbanken mit gesammelten Informationen eine fundierte und auf Tatsachen beruhende Grundlage für Entscheidungen.

Auch die sozialen Medien, welche im Bereich Web 2.0 eine große Bedeutung haben, bieten der Personalabteilung neue Möglichkeiten einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Denn LinkedIn, Xing, Facebook und Co. erlauben Unternehmen sich zu repräsentieren, Kunden zu gewinnen und auch neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Stichwort Employer Branding!

Weitere spannende, neue Anforderungsbereiche können beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Neugestaltung von Arbeit und Geschäftsmodellen
  • Innovatives Talentmanagement 
  • Strategische Personalplanung
  • HR-IT-Management
  • Big Data Management 
  • Führungskräfte- und Teamentwicklung
  • Mitarbeiterengagement

Digitalisierung spart Zeit und Geld

Der Einsatz von moderner IT-Infrastruktur kann langfristig Kosten und Zeit sparen, sowie Platz in der Logistik schaffen. Automatisierte Systeme ersparen der Personalabteilung und darüber hinaus Zeit und Aufwand bei der Dokumentenverarbeitung. Cloud-basierte Anwendung schaffen mit Blick auf die Lagerung bestimmter Akten und Dokumenten Raum, da auf physischen Medien verzichtet werden kann. Außerdem sind dadurch Mitarbeiter:innen in der Lage Daten, Prozesse oder Anträge jederzeit und von jedem Standort aus abzurufen. Das ermöglicht maximale Flexibilität in Ort und Zeit und fördert darüber hinaus Mitarbeitermobilität.

Die Zukunft von HR – HR 5.0?

Wir fassen zusammen: Die Prozessoptimierung durch digitale Transformation kann Entscheidungsverfahren verbessern und beschleunigen, Zeitmanagement erleichtern und Lager- und Druckkosten durch Cloud-Technologien verringern. Die Vorteile eine gut durchdachten und nachhaltig implementierten Digitalisierung sind dementsprechend vielfältig und sollten unbedingt von Unternehmen genutzt werden.

Potentielle Hürden, denen man sich ebenfalls bewusst sein sollte? Jede neue Anwendung muss gerade zu Beginn von Mitarbeitenden gelernt werden, was zu Frustration führen kann. Ausgiebiges Training und kontinuierliche Nutzung der Anwendungen ist deswegen maßgeblich für eine erfolgreiche Implementierung. Denn ein Tool kann nur einen Mehrwert für Ihre Mitarbeiter:innen generieren, wenn es tatsächlich eingesetzt wird. Auch wichtig: strategische Gespräche mit allen Beteiligten führen. Dazu, welche Aufgabenbereiche erleichtert werden sollen und vor allem, welche neuen Möglichkeiten dadurch verfolgt werden können. In dem Zusammenhang können Schulungen oder Trainings durchaus sinnvoll sein, damit Mitarbeitende ihren neuen Herausforderungen gewachsen sind.

Aus diesem Grund darf der organisatorische Erstaufwand im Zusammenhang mit einer neuen Anwendung nicht unterschätzt werden. Der Lichtblick? Eine langfristige, strategische Ausrichtung durch neu geschaffene Kapazitäten. Wie genau HR 5.0 im Hinblick auf technologische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Entwicklung aussieht, lässt sich natürlich pauschal nicht vorhersagen. Klar ist aber: je gewillter Sie sind sich stets weiterzuentwickeln, umso mehr können Sie sich die digitale Transformation zum Vorteil machen.

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