Urlaubstage auszahlen: Resturlaub bei Kündigung & Krankheit
Der Urlaubsanspruch in einem Unternehmen ist häufig ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Jobwahl. Trotzdem passiert es nicht selten, dass Arbeitnehmer am Ende des Jahres noch Resturlaub haben, der mit dem Jahreswechsel verfällt. Kann dieser Resturlaub ausgezahlt werden? Und wie sieht das im Zusammenhang mit Kündigung oder Krankheit aus?
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Auszahlung von Resturlaub ist grundsätzlich durch den Gesetzgeber nicht vorgesehen.
- Die Berechnung der Urlaubsabgeltung erfolgt anhand der übrigen Arbeitstage in Kombination mit dem Wert eines Arbeitstages.
- Die Auszahlung von Urlaub muss versteuert werden.
- Bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses besteht Anspruch auf Auszahlung des Resturlaubs.
- Bei längerer Krankheit verfällt der Anspruch auf Resturlaub erst 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres.
Kann man sich Resturlaub auszahlen lassen?
Der Gesetzgeber möchte sicherstellen, dass Beschäftigte ihren Mindesturlaub tatsächlich nehmen und sich regenerieren. Deswegen sieht der Gesetzgeber im Bundesurlaubsgesetz auch keine Auszahlung von Resturlaub vor. Ein Aspekt, der im Rahmen von Employee Wellbeing und moderner HR-Governance immer mehr Bedeutung gewinnt.
Eine Ausnahme besteht jedoch bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Kann der verbleibende Resturlaub aufgrund der Kündigung oder eines bevorstehenden Austritts nicht mehr vollständig genommen werden, entsteht ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung (§ 7 Abs. 4 BUrlG). In diesem Fall müssen Unternehmen die offenen Urlaubstage finanziell vergüten.
Ein weiterer Sonderfall liegt vor, wenn der Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht genommen werden konnte – etwa bei Unterbesetzung, saisonalen Peaks oder weil die betreffende Person für den laufenden Betrieb vorübergehend unverzichtbar war. In solchen Situationen kann eine Auszahlung ebenfalls in Betracht kommen.
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Mit der Urlaubsverwaltung in HRlab beantragen Mitarbeitende ihre Abwesenheiten ganz einfach per Web oder mobiler App. Resturlaub berechnet sich dabei von selbst.
Urlaubsabgeltung berechnen
Die Urlaubsabgeltung bezeichnet die finanzielle Vergütung von Resturlaub, der aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen nicht mehr genommen werden kann. Um die Höhe der Auszahlung korrekt zu bestimmen, müssen Unternehmen zunächst zwei Werte kennen:
- den jährlichen Urlaubsanspruch,
- die noch offenen Resturlaubstage.
Ein Urlaubstag entspricht dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst pro Werktag. Für die Berechnung schreibt das Bundesurlaubsgesetz vor, dass der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen herangezogen wird. Diese Regel ist für HR und Lohnbuchhaltung besonders wichtig, da sie Transparenz schafft und die Berechnung standardisiert – idealerweise unterstützt durch eine digitale HR-Software, die Gehalts- und Urlaubsdaten automatisch miteinander verknüpft.
So berechnen Sie die Urlaubsabgeltung
- Gehalt der vergangenen 13 Wochen ermitteln.
- Gehalt durch die tatsächlich angefallenen Arbeitstage teilen.
- Bei einer 5-Tage-Woche entspricht das 65 Arbeitstagen.
Beispiel für die Berechnung: Anna hat in den letzten 13 Wochen ein Gehalt von 13.000 € erhalten. Von ihren 27 Urlaubstagen sind 7 Tage noch offen.
- Tagesverdienst: 13.000 € ÷ 65 Arbeitstage = 200 €
- Urlaubsabgeltung: 200 € × 7 Tage = 1.400 €
Damit ergibt sich für Anna ein Anspruch auf 1.400 € Urlaubsabgeltung.
Urlaub auszahlen und Steuer
Die Auszahlung von Urlaub muss entsprechend in der Steuererklärung angegeben und somit auch versteuert werden. Das geschieht im Kontext der “sonstigen Bezüge” und unterliegt einem Steuersatz von 20%.
Urlaub auszahlen bei Kündigung oder Krankheit
Bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses besteht laut § 7 Absatz 4 Bundesurlaubsgesetz der Anspruch auf Auszahlung des Resturlaubs: “Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.” Dafür ist üblicherweise ein schriftlicher Antrag erforderlich.
Auch bei längerer Krankheit verfällt Resturlaub nicht direkt zum Jahresende: Der Anspruch bleibt 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres bestehen. Erst danach können nicht genommene Urlaubstage verfallen. Für HR-Abteilungen ist diese Frist entscheidend, um Urlaubsrückstellungen korrekt zu planen, Compliance einzuhalten und Mitarbeitende rechtzeitig zu informieren.
Zum Vergleich: Der Urlaubsanspruch bleibt trotz Krankheit rund 65 Wochen bestehen, während der Anspruch auf Krankengeld in der Regel maximal 78 Wochen umfasst. Diese zeitlichen Rahmenbedingungen sollten Unternehmen im Urlaubsmanagement klar kommunizieren, um unnötige Rechts- oder Kostenrisiken zu vermeiden.
Beispiel Resturlaub bei Krankheit: Timo ist seit dem 1. August 2025 für 6 Monate krank, kommt also am 1. Februar 2026 wieder zurück an seinen Arbeitsplatz. Damit hat er weiterhin Anspruch auf den Resturlaub aus 2025 zusätzlich zu seinem anteiligen Urlaubsanspruch von 2026. Der Resturlaub aus 2025 verfällt erst dann, wenn er auch noch 15 Monate nach 2025 nicht in Anspruch genommen wurde.
Was bedeutet die Mitnahme von Resturlaub für Arbeitgeber?
Im Falle von nicht in Anspruch genommenen Urlaubstagen innerhalb eines Jahres sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, die Anzahl dieser nicht genommenen Urlaubstage zu erfassen und in die Bilanz aufzunehmen. Denn die Kosten fallen zwar im Folgejahr an, gehören aber faktisch zur Buchhaltung des vergangenen Jahres. Diese Differenz gilt es festzuhalten.
Ausgehend von dem Urlaubsentgelt der jeweiligen Arbeitnehmenden und der Anzahl an Resturlaubstagen wird hier also eine Urlaubsrückstellung berechnet. Für bzw. gegen eine solche Rückstellung sprechen verschiedene Faktoren. Beispielsweise kann der Arbeitgeber in einem Jahr, in dem viel Gewinn erzielt wurde, diesen durch Rückstellungen senken. Dies hätte eine geringere Steuerlast zur Folge.
Alternativen zur Auszahlung von Resturlaub
Die Übertragung von Resturlaub in das Folgejahr ist eine häufige Alternative zur Auszahlung – vorausgesetzt, dies ist vertraglich, tariflich oder durch betriebliche Regelungen zulässig. Grundsätzlich müssen offene Urlaubstage in den ersten drei Monaten des neuen Kalenderjahres genommen werden, also bis spätestens 31. März. Danach erlischt der Anspruch, sofern keine besonderen Gründe vorliegen.
Wie viele Tage übertragen werden dürfen und unter welchen Bedingungen, unterscheidet sich je nach Unternehmen und Vereinbarung. Typische Gründe, die eine Übertragung rechtfertigen, sind:
- Vertragliche Regelung: Der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung erlaubt die Mitnahme von Resturlaub ins Folgejahr.
- Fehlende Hinweisobliegenheit des Arbeitgebers: Hat der Arbeitgeber den Mitarbeitenden nicht rechtzeitig und nachweislich auf offenen Urlaub und drohenden Verfall hingewiesen, bleibt der Anspruch bestehen.
- Krankheit: Bei längerer Arbeitsunfähigkeit kann Resturlaub nicht rechtzeitig genommen werden und wird daher in das nächste Jahr übertragen.
- Betriebliche Gründe: Eine Urlaubssperre, saisonale Engpässe oder eine vorübergehende Unverzichtbarkeit der betreffenden Person machen die Urlaubsnahme unmöglich.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Nein. Grundsätzlich gilt, dass Urlaubstage wahrgenommen werden sollen. Ausnahmefälle, in denen eine Auszahlung möglich ist sind die Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder die Ablehnung von Urlaubsanträgen durch den Arbeitgeber.
Ein Urlaubstag entspricht dem Geldwert eines Arbeitstages unter Berücksichtigung der letzten 13 Wochen. Liegt das Einkommen der letzten 13 Wochen (65 Arbeitstage) also bei 13.000€, entspricht das einem Tagesgehalt von 13.000€ / 65 Arbeitstage = 200€. So entsprechen 10 Urlaubstage also 2.000€.
Eine Übertragung des Resturlaubs über dieses Datum hinaus ist im Normalfall nicht möglich. Eine Ausnahme ist eine gegenseitige Einigung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, in der die Resturlaubstage im gesamten Kalenderjahr genommen werden können.
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