So geht erfolgreiches Zeitmanagement

“Ich habe momentan so viel zu tun, ich weiß gar nicht wo hinten und vorne ist”. Egal in welcher Phase unseres Lebens wir uns befinden, diese oder ähnliche Aussagen sind fester Bestandteil unseres Wortschatzes. Ob die Deadline für die kommende Haus- oder Seminararbeit vor der Tür steht, oder das Projekt über Nacht fertig gestellt werden muss. Dabei omnipräsent: Der klassische Zeitdruck, die tickende Uhr – während die noch zu erledigenden Todo’s sich erbarmungslos stapeln. Deswegen gilt es über kurz oder lang den eigenen Weg zum effizienten Zeitmanagement zu finden.

Was ist Zeitmanagement – eine Definition

Ohne ein effizientes Zeitmanagement ist die Bewältigung der allgegenwärtigen Leistungsgesellschaft kaum machbar. Aber was genau versteht man unter den Methoden des Zeitmanagements?

Bei diesem Konzept bedient man sich verschiedener Methoden und Maßnahmen, um die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich für die Erledigung anstehender Todo’s zu nutzen. Also kurz und knapp: Wie stelle ich sicher, meine Zeit optimal für meine Zwecke zu nutzen? Davon ist schließlich maßgeblich abhängig, ob sich das Gefühl eines produktiven Arbeitstages zum Feierabend hin einstellen kann. Und daraus resultiert auch eine gute Work-Life-Balance.

Warum ein gutes Zeitmanagement so erfolgversprechend ist

Ohne ein gutes Zeitmanagement rutschen wir oft in den Versuch ab alles gleichzeitig zu machen. Das ist unter dem Begriff des Multitaskings nur allzu bekannt, und reduziert nachgewiesen nicht nur die Leistungsfähigkeit sondern kann im schlimmsten Fall zu einem Burnout führen. Im Kontrast dazu steht die sequentielle Abarbeitung der Aufgaben. Dabei konzentrieren Sie sich zu 100% auf eine Aufgabe, wodurch Fehlerquellen reduziert und im Regelfall deutlich bessere Ergebnisse erzielt werden können.

Diese besseren Ergebnisse wirken sich natürlich wiederum positiv auf die Erreichung von beruflichen Zielen aus und bieten konkrete Argumentationsgrundlagen für potenzielle Entwicklungsgespräche. Außerdem profitieren Sie dank effizienter Zeitplanung von reduziertem Stress und Zeitnot im Arbeitsalltag.

Konkrete Methoden und Maßnahmen

Zum einen gilt es den eigenen Arbeitstag gut zu strukturieren und dabei vor allem die anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Nichts ist schlimmer als gleichzeitig an 25 verschiedene Todo’s zu denken und bei keiner davon weiterzukommen. Dann geht es natürlich auch immer darum die Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren. Dafür sind regelmäßige Introspektiven ein wertvolles Mittel: Wie sind die vergangenen zwei Wochen abgelaufen, wo habe ich Zeit gespart und wo verloren? Welche Prozesse haben mir geholfen, produktiv zu arbeiten? Was hat mich daran gehindert?

Weitere konkrete Tipps können folgendermaßen aussehen:

• Fangen wir ganz simpel an: Nehmen Sie sich die Zeit Ihre Woche und die einzelnen Tage anhand der fälligen Aufgaben zu planen und einzuteilen.
• Dafür darf natürlich die To-Do Liste nicht fehlen. Wichtig hierbei: Die Setzung von Prioritäten. Was soll zuerst erledigt werden? Wie umfangreich sind die einzelnen Aufgaben? Bestehen Korrelationen zwischen Aufgaben?
• Nutzen Sie nun den Kalender zur zeitlichen Allokation. Das erlaubt eine Übersicht über die Woche und so lässt sich am Ende der Woche ein Resumé ziehen.
• Vermeiden Sie akute Störfaktoren – allen voran Ihr Handy. Gönnen Sie sich dafür lieber Pausen und verbinden Sie das gleich mit einem Getränk oder einem kurzen Spaziergang.
• Vertrauen Sie Ihrem Team, geben Sie Aufgaben ab und setzen Sie auf produktive Zusammenarbeit. Vielleicht könnten Sie zwar alles selbst machen, aber auch Ihr Tag hat nur 24 Stunden.
• Last but not Least: Automatisieren Sie Prozesse. Zahlreiche Tools wie HRlab lassen sich zu Ihrem Vorteil nutzen, um Zeitverlust zu reduzieren und so wieder Motivation für strategische Aufgaben zu entwickeln.

Beliebte Zeitmanagement Methoden

Es gibt zahlreiche Methoden an denen man sich ausprobieren kann, um herauszufinden was am besten für einen funktioniert. Der folgende Überblick von Methoden und Prinzipien soll bei der Wahl helfen.

Die ALPEN-Methode

Im Kern dieser Methode geht es darum, die Aufgaben auf einen Tagesplan zu verteilen. Dafür benötigen Sie bloß eine Liste aller anstehenden Aufgaben und Aktivitäten. Das Akronym ALPEN steht für die 5 Schritte, denen Sie folgen, um den Tag effizient zu organisieren.

• A: Aufgaben bestimmen: Welche Aktivitäten müssen erledigt werden? Stehen Meetings oder Präsentationen an? Gibt es ungelesene E-Mails?
• L: Länge der Aufgaben einzuschätzen: Notieren Sie den erwarteten Zeitaufwand jeder Aufgabe.
• P: Puffer- Planen Sie Pausenzeit und auch Zeit für unerwartete Ereignisse.
• E: Entscheidungen treffen: Setzen Sie Prioritäten- Welche Aufgabe ist wichtig?
• N: Nachkontrollieren- Wie läuft der Plan? Haben Sie alles geschafft? Und am wichtigsten: Hat diese Methode gut funktioniert?

Die Pomodoro-Technik

Nach dieser Technik arbeiten Sie produktiv in Intervallen. Zuerst wählen Sie eine Aufgabe aus und bearbeiten sie konzentriert für exakt 25 Minuten. Danach folgt eine Pause von 5 Minuten. Diesen Ablauf wiederholen Sie viermal und legen danach eine längere Pause ein.

Die Eisenhower-Methode

Diese Methode ist vor allem hilfreich, wenn es darum geht Prioritäten setzen zu müssen. Aufgaben werden nach Dringlichkeit sortiert und abgearbeitet. Am Ende haben Sie einen Überblick aller Aufgaben haben und können entscheiden, welche Aufgabe delegiert und welche selbst erledigt werden müssen. Aufgaben werden dabei in vier Kategorien eingeteilt:

• wichtig und dringend
• wichtig, aber nicht dringend
• nicht wichtig, aber dringend
• weder dringend noch wichtig.

Das Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip, auch 80-zu-20-Regel genannt, optimiert Ihre Ergebnisse. Dieses Prinzip beschreibt, dass 20% der Aufgaben zu 80% das Gesamtergebnis beeinflussen. Deswegen steht und fällt es damit, diese 20% der Aufgaben zu identifizieren. Die restlichen 80% der Teilaufgaben erfordern einen höheren Zeitaufwand und erreichen wiederum nur die 20% der Ergebnisse. Mit dem Pareto Prinzip lassen sich also vor allem innerhalb eines kurzen Zeitfensters gute Ergebnisse erzielen.

Das 10-10-10-Prinzip

Dieses Prinzip zielt darauf ab, zu einem besseren Entscheidungsprozess zu kommen. Es geht darum, sich selbst zu Fragen: Wie würde eine bestimmte Entscheidung nach 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren aussehen?