Wenn Zeiterfassung zur Pflicht wird, was ist zu tun?

21. August 2019
Neue Richtlinien in Sachen Zeiterfassung. © brain2hands – stock.adobe.com

Was durch das Urteil des EuGHs zur Zeiterfassung auf Unternehmen zukommt – Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai, dass die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht in allen Mitgliedstaaten wird, sind Unternehmen und Arbeitnehmer verunsichert. Ist die Arbeitszeiterfassung bald für alle Pflicht? Ist Vertrauensarbeit dann überhaupt noch möglich?

Laut dem Urteil müssen jegliche Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter durch objektive, verlässliche und für alle zugängliche Systeme erfassen. Der EuGH will dadurch sicherstellen, dass nationale Regelungen mit dem EU-Recht übereinstimmen. Schwierig ist jedoch, dass einzelne EU-Länder keine allgemeine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit durch entsprechende Systeme vorgeben und somit nicht mit dem EU-Recht übereingehen. Demnach könnte die Zeiterfassung in Mitgliedsstaaten und somit auch in Deutschland für alle Branchen und Unternehmen zur Pflicht werden.

Darauf müssen sich Unternehmen einstellen

Bisher galt die Erfassung der Arbeitszeit in bestimmten Branchen, wie beispielsweise dem Baugewerbe, oder bei Mindestlohn als Pflicht. Bis auf wenige Ausnahmen sind Arbeitgeber außerdem dazu verpflichtet, die Überstunden der Mitarbeiter zu erfassen. Mit den neuen EU-Richtlinien könnten nun alle Branchen und Unternehmen zur Zeiterfassung verpflichtet werden.

Dennoch ergibt sich aus den neuen Vorschriften noch kein direkter Handlungsbedarf. In erster Linie müssen die Mitgliedstaaten tätig werden und die gesetzlichen Vorschriften anpassen. Daraus resultiert jedoch keine direkte Pflicht zur Einführung entsprechender Zeiterfassungssysteme für Unternehmen. Vielmehr kann daraus ein gewisser Spielraum entstehen. Es bleibt also abzuwarten, welche Pflichten sich konkret für Unternehmen ergeben.

Möglichkeiten zur Umsetzung der Richtlinien

Die Herausforderung besteht in der Verschiedenheit diverser Branchen, Unternehmensgrößen und Arbeitsmodelle. Diese erschwert die Einführung allgemeingültiger Vorgaben für die Erfassung der Arbeitszeit durch konkrete Systeme. Gleichermaßen können Erfassungszeiträume und Kontrollen nicht für alle gelten. Dadurch kämen manche Unternehmen in die Bredouille zwanghaft Vorgaben umzusetzen, die nicht mit bestehenden Strukturen vereinbar sind. Eine Möglichkeit wäre, dass der Gesetzgeber eine generelle Pflicht zur Zeiterfassung vorgibt, während die Gestaltung der Umsetzung den Unternehmen überlassen wird.

Digitale Zeitsysteme als Unterstützung

Mit digitalen Zeiterfassungssystemen könnte die Zeiterfassung erleichtert werden. Diese finden immer mehr Anwendung in diversen Unternehmen. Durch die Systeme werden vor allem HR-Prozesse erleichtert, die an eine Zeiterfassung geknüpft sind. Die Arbeitszeit kann außerdem automatisch berechnet und somit schließlich die Lohnabrechnung vereinfacht werden. Außerdem sorgen die Systeme an gewissen Stellen für Kosteneinsparungen.

Durch digitale Systeme ist die Zeiterfassung übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Sämtliche Daten können hinterlegt und bequem weiter verwertet werden. Sie erlauben außerdem sekundengenaue Zeitangaben. Mitarbeiter können bequem und flexibel auf die Systeme zugreifen und haben alle wichtigen Informationen an einem Ort.

Wie steht es um die Vertrauensarbeit?

Eine weitere Herausforderung ergibt sich bei solchen Mitarbeitern, die keinen festen Arbeitsplatz haben oder im Homeoffice tätig sind. In solchen Fällen war es bisher immer dem Arbeitgeber überlassen, auf eigene, frei ausgewählte Kontrollmechanismen zu setzen. Mit der Vorschrift zur Zeiterfassung wäre dies nicht mehr möglich. Allerdings lassen die EU-Richtlinien in solchen Fällen abweichende Regelungen zu. Eine vollständige Zeiterfassung wäre dann keine Pflicht.

Entscheidend ist, dass bei Vertrauensarbeit die Leistung und der Umfang klar definiert werden. Beispielsweise könnten jegliche Absprachen nach Feierabend bezüglich des nächsten Arbeitstages nicht als Arbeitszeit gelten. Somit wäre es nicht gestattet, diese als Arbeitszeit zu erfassen. Geht es hingegen um inhaltliche Aspekte der Tätigkeit, so würden die Absprachen noch unter die Arbeitszeit fallen. Sämtliche Kriterien sind somit vorab festzulegen.

Fazit: Es bleibt Spielraum für individuelle Maßnahmen

Es bleibt abzuwarten, was das Urteil des EuGHs für deutsche Unternehmen bedeutet und welche Herausforderungen auf diese zukommen. Fest steht jedoch, dass es verschiedene Möglichkeiten und digitale Hilfsmittel für Unternehmen gibt, mittels derer die Pflicht einer genauen Zeiterfassung leichter umgesetzt werden kann.