Digitale Personalakte
Mit HRlab wechseln Sie von Papierordnern zu einer modernen, digitalen Datenverwaltung. Mitarbeiterinformationen wie Stammdaten, Gehalts- und Beschäftigungshistorie bis zu Steuer- und Sozialversicherungsdaten, liegen übersichtlich, sicher und zentral an einem Ort. So sparen HR-Teams Zeit, reduzieren Aufwand und gewinnen Raum für das Wesentliche – Menschen statt Akten.
Massenerfassung
Mitarbeiterausstattung
Transparent
HRlab – Ihr Anbieter für die digitale Personalakte
Was sollten Anbieter einer digitalen Personalakte erfüllen?
Ein Anbieter für digitale Personalakten sollte mehr bieten als reine Funktionen. HRlab bietet eine intuitive Bedienung, eine schnelle Einführung und flexible Anpassungsmöglichkeiten – ohne aufwendige IT-Projekte. Ebenso wichtig sind verlässlicher Support mit festen Ansprechpartnern sowie eine skalierbare Lösung, die vom digitalen Dokumentenmanagement bis zur integrierten HR-Plattform mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Schulungen mitwächst.
HRlab im Anbietervergleich zum Champion gekürt
Im Rahmen eines aktuellen Anbietervergleichs wurden 39 Anbieter von digitalen Lösungen aus dem Bereich Human Resources direkt aus der Praxis bewertet. Die Studie und damit auch die Anwender selbst, küren HRlab im Ergebnis des PUR Diamanten als "Champion" in den Bereichen digitale Personalakte, HR Suite, Zeiterfassung und Payroll.
Anbieterkriterien im Überblick
| Kriterium | HRlab |
|---|---|
| DATEV-Integration | erfüllt |
| DSGVO-konform | erfüllt |
| Modular erweiterbar | erfüllt |
| Server-Hosting in Deutschland | erfüllt |
| Für KMU geeignet | erfüllt |
Digitale Personalakte mit HRlab
Übersichtlich: Alle Daten an einem Ort
Mit HRlab sind alle Dokumente und Stammdaten DSGVO-konform an einem Ort gespeichert – vom Vertrag bis zur Zielvereinbarung. Dank umfassender Importmöglichkeiten können bestehende Daten problemlos übernommen werden. Alles lässt sich mit einem Klick finden, sodass HR-Teams mehr Freiraum für strategische Aufgaben haben.
Nahtlose Anbindung an DATEV & Co.
HRlab verbindet Ihre HR-Systeme intelligent miteinander. Dank der direkten Integration mit DATEV, Lohn und Gehalt oder Lodas sowie Tools für Zeiterfassung und Recruiting entfällt doppelte Datenerfassung. Alle Informationen fließen automatisch zusammen – für reibungslose integrierte Prozesse.
DSGVO-konformes Berechtigungskonzept
Mit dem rollenbasierten Berechtigungssystem von HRlab bleiben Personaldaten jederzeit geschützt. Mitarbeitende können über den Self-Service ihre Daten selbst einsehen und aktualisieren.
Videotour: Die digitale Personalakte in HRlab
Das sagen unsere Kunden
„Am Ende haben für HRlab als Anbieter zwei Dinge gesprochen: das starke Preis-Leistungs-Verhältnis und die Flexibilität des Systems. Wir wollten keinen starren Anbieter, sondern eine Plattform, die mit uns wächst. Besonders überzeugt hat uns auch der persönliche Kontakt – schnelle Antworten statt langer Wartezeiten. Dank des modularen Aufbaus konnten wir klein starten und HRlab genau an unsere Bedürfnisse anpassen.“
Stephanie Siebken, Voigt Logistik
FAQ
Was kostet eine digitale Personalakten?
Bei HRlab ist die digitale Personalakte bereits im Core Paket enthalten. Hier gehen die Preise bei 6€ pro Nutzer im Monat los. Neben der digitalen Personalakte profitieren Nutzer dabei auch von:
- Datev & Addison Schnittstelle
- Prozess- & Taskmanagement
- Self Service & Reporting
- Dokumentenvorlagen
- API Export & Import
Diese Basis-Funktionen können über weitere Module kombiniert werden. Erfahren Sie mehr über die Preise von Hrlab.
Wie sieht ein Berechtigungskonzept für digitale Personalakten aus?
Ein Berechtigungskonzept für digitale Personalakten regelt ganz genau, wer welche Informationen sehen, bearbeiten oder verwalten darf. Bei HRlab setzen wir dabei auf: Rollenbasierte - und bei Bedarf auch zeitlich begrenzte - Zugriffe und eine feingranulare Rechtevergabe.
Welcher Ordnerstruktur sollten digitale Personalakten folgen?
Das kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Grob kann man sich aber an folgender Struktur orientieren: Arbeitsvertrag, Betriebliche Altersvorsorge, Bewerbungsunterlagen, Eigene Dokumente, Gehaltsabrechnungen, Krankenkasse, Mitarbeitergespräche, Sonstiges. Mehr Details erfahren Sie in unserem passenden Lexikonartikel: Elektronische Personalakte: Struktur, Datenschutz & Betriebsrat
Können Mitarbeiter ihre Personalakte eigenständig einsehen und bearbeiten?
Ja - allerdings nur bis zu einem gewissen Grad und natürlich wieder in Einklang mit der jeweiligen Rechtevergabe. Mitarbeiter haben in der Regel transparenten Zugriff auf die Stammdaten in ihrer Personalakte und können Details wie beispielsweise ihre Adresse, Bannkverbindung oder Versicherung ändern. Dagegen sind zum Beispiel Entgeltdaten nur sichtbar und nicht bearbeitbar.
Welche Voraussetzungen sollten Unternehmen erfüllen, um Personalakten zu digitalisieren?
Die Vorbereitung von Unternehmen zur Digitalisierung von Personalakten ist häufig der Schlüssel dafür, dass die Umsetzung so reibungslos wie möglich läuft. Wichtig dabei zu beachten: Die Auswahl der richtigen Software - am besten unter Einbezug der Belegschaft, damit das neue Tool dann auch positiv angenommen wird. Falls vorhanden, muss der Betriebsrat einbezogen werden und zustimmen. Dann sollten sich Unternehmen bereits im Vorfeld überlegen, nach welcher Struktur Ordner und Co. angelegt werden sollen. Und der größte Aufwand ist dann sicherlich die tatsächliche digitale Erfassung der Daten. Da lohnt es sich, auf Unterstützung durch Werkstudenten zu setzen oder vielleicht sogar einen externen Dienstleister zu beauftragen.
Ist die digitale Personalakte ab 2026 Pflicht?
Nein, eine vollständige digitale Personalakte wird in Deutschland ab 2026 nicht gesetzlich verpflichtend sein. Allerdings müssen ab dem 1. Januar 2027 bestimmte sozialversicherungsrelevante Unterlagen, wie Nachweise zur Versicherungspflicht oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, digital vorgehalten werden. Unternehmen haben bis zum 31. Dezember 2026 eine Übergangsfrist, um sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, indem sie einen Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen.
Obwohl keine vollständige Pflicht zur digitalen Personalakte besteht, wird die Digitalisierung durch gesetzliche Anforderungen und Effizienzüberlegungen zunehmend notwendig. Unternehmen sollten daher frühzeitig auf digitale Lösungen umsteigen, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und Verwaltungsprozesse zu optimieren.
Ist die digitale Personalakte auch für Industrie und Handwerk geeignet?
HRlab bildet die HR-Realität von Industrie- und Handwerksbetrieben vollständig ab – von der digitalen Ablage von Arbeitsverträgen für gewerbliche und kaufmännische Mitarbeitende über die Verwaltung von Qualifikationsnachweisen und Maschinenscheinen bis hin zur DSGVO-konformen Speicherung auf deutschen Servern. Damit Sie als HR-Manager in einem Betrieb mit Schichtbetrieb, wechselnden Standorten oder saisonalen Mitarbeitenden genau die digitale Personalakte haben, die Ihren Alltag wirklich erleichtert. Und nicht eine Lösung, die für Bürobetriebe gebaut wurde und im Handwerk nur halb funktioniert.
Gewährleistet die digitale Personalakte Datenspeicherung in Deutschland?
HRlab speichert Personalakten zentral an einem Ort. Und wir hosten unsere Daten ausschließlich auf deutschen Servern. Damit Sie als HR-Manager genau die digitale Ablage von Papierakten haben, die sie brauchen, um ihrem täglichen Papierchaos den Kampf anzusagen. Und höchste Sicherheitsstandards genießen. Aus einer Hand.
Wie lange dauert die Einführung der digitalen Personalakte Software?
Mit HRlab stehen Sie schon nach 4-8 Wochen in den Startlöchern.
Eine digitale Personalakte Software einzuführen bedeutet für viele HR-Manager im Mittelstand vor allem eines: Ungewissheit. Wie lange dauert es wirklich? Was kostet es intern an Zeit und Ressourcen? Und wann kann das Team endlich produktiv damit arbeiten? Bei HRlab haben wir genau für diese Fragen eine Antwort entwickelt: eine strukturierte Einführung in 4 bis 8 Wochen – mit einem erprobten Onboarding-Prozess, der speziell für HR-Teams ohne große IT-Abteilung konzipiert wurde.
