Digitale Personalakte
Mit der digitalen Personalakte verwalten Sie alle Stammdaten und Dokumente einfach übersichtlich und transparent. Und vor allem finden Sie endlich alle Informationen gesammelt an einem Ort und sparen so wertvolle Zeit.
Massenerfassung
Mitarbeiterausstattung
Transparent
100% digital
DATEV
Zentrale Informationen
Definition: Was ist die digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte beschreibt vor allem den Wechsel von der traditionellen Personalakte in Papierform zur digitalen Form. Heißt: Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente sind zentral und sicher elektronischer Form abgelegt.
Der Vorteil: HR-Teams greifen schnell und ortsunabhängig auf alle personalrelevanten Informationen – von Verträgen über Krankmeldungen bis hin zu Weiterbildungsnachweisen – zu. Das spart Zeit und unterstützt effiziente, rechtskonforme und transparente Personalprozesse.
Digitale Personalakte in der Umsetzung
Alle Daten an einem Ort
Personalrelevante Dokumente und Stammdaten liegen zuverlässig und vor allem DSGVO-konform an einer Stelle. Damit weniger nach Informationen gesucht werden muss und mehr Zeit für die tatsächliche HR-Arbeit da ist.
Übersichtliche Darstellung
Ob An- und Abwesenheiten, der Werdegang von Mitarbeitenden, Vertrags- und Gehaltshistorien oder Zielvereinbarungen. Die gesamte Historie findet sich per Klick im Mitarbeiterprofil wieder.
DSGVO-konforme Zugriffsrechte
Zugriffs-, Lese- und Änderungsrechte werden rollenbezogen vergeben. So können Mitarbeiter ihre eigenen Daten jederzeit ansehen und Details wie Bankverbindungen bei Bedarf selbst anpassen. Das entlastet HR-Manager und beschleunigt Prozesse.
Videotour: Die digitale Personalakte in HRlab
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Erfolgsgeschichte: Administrativer HR-Aufwand halbiert. Mit HRlab.
Kein anderer Anbieter konnte uns zusichern, die HR-Software so zeitnah einzuführen - und das auch halten.
Seit der Einführung von HRlab profitieren wir täglich von:
- Intuitiver Zeiterfassung
- Verlässlichen Daten auf einen Blick
- Automatisierten Prozessen.
Häufig gestellte Fragen
Bei HRlab ist die digitale Personalakte bereits im Compact Paket enthalten. Hier gehen die Preise bei 4€ pro Nutzer im Monat los.
Ein Berechtigungskonzept für digitale Personalakten regelt ganz genau, wer welche Informationen sehen, bearbeiten oder verwalten darf. Bei HRlab setzen wir dabei auf: Rollenbasierte - und bei Bedarf auch zeitlich begrenzte - Zugriffe und eine feingranulare Rechtevergabe.
Das kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Grob kann man sich aber an folgender Struktur orientieren: Arbeitsvertrag, Betriebliche Altersvorsorge, Bewerbungsunterlagen, Eigene Dokumente, Gehaltsabrechnungen, Krankenkasse, Mitarbeitergespräche, Sonstiges.
Ja - allerdings nur bis zu einem gewissen Grad und natürlich wieder in Einklang mit der jeweiligen Rechtevergabe. Mitarbeiter haben in der Regel transparenten Zugriff auf die Stammdaten in ihrer Personalakte und können Details wie beispielsweise ihre Adresse, Bannkverbindung oder Versicherung ändern. Dagegen sind zum Beispiel Entgeltdaten nur sichtbar und nicht bearbeitbar.
Die Vorbereitung von Unternehmen zur Digitalisierung von Personalakten ist häufig der Schlüssel dafür, dass die Umsetzung so reibungslos wie möglich läuft. Wichtig dabei zu beachten: Die Auswahl der richtigen Software - am besten unter Einbezug der Belegschaft, damit das neue Tool dann auch positiv angenommen wird. Falls vorhanden, muss der Betriebsrat einbezogen werden und zustimmen. Dann sollten sich Unternehmen bereits im Vorfeld überlegen, nach welcher Struktur Ordner und Co. angelegt werden sollen. Und der größte Aufwand ist dann sicherlich die tatsächliche digitale Erfassung der Daten. Da lohnt es sich, auf Unterstützung durch Werkstudenten zu setzen oder vielleicht sogar einen externen Dienstleister zu beauftragen.