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Seit dem 1. August diesen Jahres gelten Änderungen im Nachweisgesetz. Arbeitgeber müssen nun mehr Informationen bei Einstellungen von neuen Mitarbeiter:innen geben, als bisher nötig waren.

Neuerungen im Nachweisgesetz

Bisheriges Nachweisgesetz

Bis dato hat das Nachweisgesetz gefordert, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer:innen folgende Punkte schriftlich & innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn aushändigt:

  • Name & Anschrift der Vertragsparteien
  • Der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, daß der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann
  • Eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
  • Die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- & Dienstvereinbarungen mit Blick auf das vorliegende Arbeitsverhältnis

Welche Änderungen sieht das neue Nachweisgesetz vor?

Seit dem 1. August gelten nun also zusätzliche Regelungen bei Neueinstellungen. Zunächst mal muss den Parteien die Niederschrift der angegebenen Punkte bereits ab dem ersten Arbeitstag vorliegen – zumindest zu diesen Punkten:

  • Name & Anschrift der Vertragsparteien,
  • Arbeitsentgelt & seine Zusammensetzung, und
  • Arbeitszeit.

Zur Vervollständigung aller weiteren Nachweise verbleiben sieben Kalendertage. Wichtig dabei zu wissen: Bei Verstößen kann ein Bußgeld von bis zu 2.000€ pro Person anfallen. Welche zusätzlichen Punkt müssen aber nun dokumentiert werden?

Zusätzliche Punkte laut Änderung im Nachweisgesetz

  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Enddatum der Arbeitsverhältnisses
  • Gegebenenfalls die freie Wahl des Arbeitsortes durch Arbeitnehmer:innen
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden

Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. August 2022 bestanden, so ist dem Arbeitnehmer auf sein Verlangen spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung beim Arbeitgeber die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 bis 10 auszuhändigen; die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen

In der Umsetzung

Leider – und bekennend für Deutschland – unterliegt diese Neuerung der Schriftformerfordernis. Gerade für kleine und mittelständige Unternehmen handelt es sich hier um einen erheblichen Mehraufwand bei limitierten Ressourcen. Die Drohung eines beachtlichen Bußgeldes macht die Umsetzung gleichzeitig zu einer sehr stressigen Angelegenheit.

Es lohnt sich deswegen aus zwei Perspektiven auf die Umsetzung zu schauen. Zunächst sollten alle Musterverträge zum Thema Neueinstellungen einheitlich um die neuen Angaben ergänzt werden. Das erleichtert nicht nur die Umsetzung bei Einzelfällen, sondern dient auch als Orientierung für alle Beschäftigten, die schon vorher Teil des Betriebes waren.

Für diese Fälle gilt es zu identifizieren, welche Arbeitnehmergruppen mit einem – wiederum – einheitlichen Standardschreiben um die ergänzenden Hinweise bedient werden können. Natürlich müssen dafür hohe Überschneidungen in den Arbeitsbedingungen der jeweiligen Gruppen bestehen. Gleichzeitig sollten Ihre HR-Abteilungen auf Nachfragen vorbereitet sein und dafür mit einem gutem Verständnis der Sache geschult sein.

Bei Bestehen von Betriebsräten macht es außerdem Sinn zu überlegen, Ergänzungen zu allgemeinen Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung etc. gleich in die Betriebsvereinbarung mit aufzunehmen. Hierauf kann dann in Arbeitsverträgen Bezug genommen werden.