Die Cloud HR Software - flexibles Personalmanagement
Die Nutzung einer Cloud HR Software heißt für Unternehmen, dass sie ihr Personalwesen genau nach Ihren individuellen Anforderungen digitalisieren. Damit werden vor allem Routineaufgaben automatisiert, was wiederum Zeit für wichtigere Aufgaben freimacht. Außerdem sind Mitarbeiterdaten zentral an einem Ort abgelegt und so jederzeit für Auswertungen abrufbar.
Cloud und ihre Geschichte
Eine Personalmanagementsoftware kann wie nahezu jede andere Software in die Cloud ausgelagert werden. So wurde ursprünglich Speicherplatz für Dateien im Internet bezeichnet, bei dem der Nutzer den physischen Speicherort seiner Daten oft nicht kannte. In Schaubildern wurde dieser Online-Speicher meist als diffuse Wolke dargestellt, was die Bezeichnung erklärt.
Heute werden nicht nur Daten ins Netz ausgelagert, sondern auch Software, Rechenleistung oder sogar komplette IT-Infrastrukturen. Eine Personalsoftware verwaltet jedoch auch personenbezogene Daten, weswegen eine Auslagerung an anonymen Provider im Web aus Datenschutzgründen nicht infrage kommt.
Sehr wohl kommt aber die Auslagerung in ein externes Rechenzentrum mit entsprechenden Datenschutzstandards in Betracht. Mit der anonymen „Wolke“ der Anfangszeit hat dies nur noch wenig gemein, dennoch wurde auch für einen solchen externen Betrieb von Softwarelösungen die Bezeichnung Cloud beibehalten.
Was ist eine Cloud HR Software?
Eine Cloud HR Software dient dem Zweck, alle im Personalwesen anfallenden Aufgabenbereiche in einem Tool abzudecken. Sprich von der digitalen Personalakte über Bewerbermanagement hin zur vorbereitenden Lohnabrechnung wird die Personalarbeit in einer Anwendung erledigt.
Dabei werden die Mitarbeiterdaten über das beschriebene Rechenzentrum unter höchsten Datenschutzstandards in einer Cloud gespeichert und sind so jederzeit abrufbar. Das ist vor allem deswegen wichtig, weil anders die Berge an Daten, die heutzutage anfallen, gar nicht mehr zu bewältigen wären.
Das heißt im Umkehrschluss auch, dass Personalmanager auf Mitarbeiter- und Unternehmensdaten ganz einfach per Desktop oder App zugreifen und so auch mal von unterwegs noch einen Urlaubsantrag genehmigen können. Aktenordner und verteilte Informationen sind damit auch Geschichte, denn eine Cloud HR Software sorgt für zentrale, zuverlässige Datensätze.
Cloud versus On-Premise HR Software
Bei der Frage nach der richtigen Softwarelösung stehen Personalabteilungen häufig vor der Frage, ob es lieber Cloud oder On-Premise sein soll. Das kommt natürlich immer auf die jeweilige Ausgangslage an, wie Unternehmensgröße und Funktionsumfang.
Grundsätzlich liegt der größte Unterschied der beiden Optionen darin, dass sie eine On-Premise Lösung selbst betreiben. Sprich, um den laufenden Betrieb kümmern sich Ihre IT-Abteilung und vielleicht die fachliche Abteilung - in diesem Fall die Personalabteilung.
Das heißt auch, dass die On-Premise Lösung auf Ihren internen Servern läuft und Sie damit die volle Kontrolle haben. Gleichzeitig brauchen Sie dafür aber auch die internen Kapazitäten in Form von Personal und Fachwissen. Neben einmaligen Lizenzkosten fallen bei Bedarf noch zusätzliche Kosten für die Wartung, den Betrieb und die Weiterentwicklung der Lösung an.
Auch wichtig: Eine On-Premise-Lösung bleibt in ihrem Ursprungszustand. Neue Funktionen oder gesetzliche Änderungen werden nicht berücksichtigt, beziehungsweise erfordern eine erneute Investition. Und spätestens da kommt der Vorteil einer Cloud HR Software ins Spiel.
Unternehmensgröße & Budget als Hauptfaktoren
Je größer das Unternehmen und entsprechend auch das Budget und die Personalressourcen in der IT-Abteilung, je eher kann es Sinn machen, über eine On-Premise Lösung nachzudenken. Und diese Lösung dann in-house entlang Ihrer Bedürfnisse weiterzuentwickeln.
Der Cloud HR Software Anbieter ist dafür zuständig, die Anwendung auf dem neuesten Stand zu halten, rechtliche Vorgaben in der Anwendung widerzuspiegeln und höchste Datensicherheit zu garantieren. Auch die Weiterentwicklung der Cloud HR Software ist in Ihrer Lizenz enthalten. Außerdem wollen Cloud Lösungen Sie als langfristigen Kunden halten. Entsprechend sollte ein Kundensupport auf individuelle Herausforderungen eingehen können.
Gehen wir also davon aus, dass Sie begrenzte Ressourcen in der IT-Abteilung und Personalabteilung haben, und eine HR Software einführen wollen. In dem Fall sollten sie unbedingt eine Cloud Lösung wählen. Denn neben einer begleiteten Einführungsphase profitieren Sie auch in der laufenden Nutzung vom Kundensupport. Und die Produktweiterentwicklung kann Ihre Anforderungen berücksichtigen.
Mythos Datensicherheit: Cloud HR Software
Sehr oft wird bis heute die Meinung vertreten, eine interne Softwarelösung sei sicherer als eine Cloud Software. Es mag Ausnahmen geben, beispielsweise die Rechenzentren großer Banken, die intern eine extrem hohe Sicherheit gewährleisten.
Ein typisches mittelständisches Unternehmen kann intern aber nicht annähernd den Sicherheitsstandard eines professionellen Rechenzentrums gewährleisten. Dies scheitert in mittelständischen Betrieben nicht nur an den Kosten, sondern bereits am verfügbaren Personal auf dem Arbeitsmarkt. Denn dazu ist ein Team aus IT-Sicherheitsexperten täglich 24 Stunden erforderlich.
Dagegen stehen externe Rechensysteme, bei denen Cloud HR Software Anbieter die Daten speichern. Da es sich hierbei um eine Kernbereich des Geschäfts handelt, können sich Unternehmen sicher sein, dass ihre Daten unter höchsten Standards gespeichert werden. Natürlich lohnt sich immer ein genauerer Blick hinter die Kulissen. Aber im Grundsatz steht die Datensicherheit bei der Nutzung von Cloud HR Software der von internen Lösungen in nichts nach.
Personalmanagementsysteme - Funktionen & Übersicht
Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, dass ein hoher Anteil der Personalarbeit sehr administrativ ausfällt. Und genau dieser Bereich noch dazu oft wiederholt auftritt. Da setzen Personalmanagementsysteme an, denn alle Personaldaten und Prozesse werden hier zentral abgelegt und verwaltet.
Was kostet eine Cloud HR Software?
Die Kosten für eine Cloud HR Software variieren natürlich von Anbieter zu Anbieter. Aber die Kostenaufstellung ist meistens sehr vergleichbar. Zum einen kommen Lizenzkosten auf Sie zu, sprich Sie zahlen eine gewisse Summe pro aktivem Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen pro Monat.
In Zahlen können wir am Beispiel von HRlab sagen: Für die Compact Version zahlen Sie 4€ und für die umfassendere Classic Version 5€ pro Nutzer pro Monat. Da wir ein modulares Preismodell verfolgen, können Sie flexibel nach Bedarf auch Module wie Time & Absence, Recruitment oder Talent Management dazubuchen.
Außerdem zahlen Sie üblicherweise einmalig für die Einrichtung der Cloud HR Software in Ihrem Unternehmen und die Schulung der Beschäftigten. Und natürlich lassen sich zusätzliche Leistungen wie Coachings jederzeit dazubuchen.
Allgemein lässt sich sagen: Eine Cloud HR Software ist gerade langfristig gesehen die günstigere Alternative zur On-Premise Lösung. Denn Sie zahlen zwar initial für die Schulung und Einrichtung, müssen sich aber langfristig um nichts weiter kümmern als die laufenden Lizenzkosten.
Vorteile Cloud HR Software auf einen Blick
Der wesentliche Vorteil einer Cloud HR Software besteht darin, dass der Zugriff auf Personaldaten immer und von überall aus möglich ist. Einzig ein internetfähiges Endgerät ist erforderlich.
So kann die Erfassung der Arbeitszeit neben dem klassischen Terminal oder per Desktop auch einfach mit dem Smartphone vorgenommen werden. Dies stellt nicht nur im Homeoffice eine erhebliche Vereinfachung dar, sondern auch für Außendienstmitarbeiter oder Montageteams.
Auch krankheitsbedingte Abwesenheiten lassen sich schneller bearbeiten, wenn die erkrankten Mitarbeiter sich online abwesend melden können und dies sofort in die Einsatz- oder Schichtpläne übernommen wird. Die im Personalsystem hinterlegten Vertretungsregelungen können in diesem Fall sofort automatisch aktiviert werden.
Außerdem Punkte, die für die Nutzung einer Cloud HR Software sprechen:
- Funktionsumfang
- Kontinuierliche Weiterentwicklung
- Lizenzen je nach Unternehmenswachstum
- Standard Schnittstellen
- Kosten direkt als betriebliche Ausgabe absetzbar
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Eine Cloud HR Software beschreibt eine Anwendung, die alle Bereiche der Personalarbeit digitalisiert. Dazu gehören üblicherweise Funktionen wie die digitale Personalakte, Mitarbeiterverwaltung, vorbereitende Lohnabrechnung oder Recruitment. Das Ziel: Personalarbeit vor allem in der Administration verschlanken und so wertvolle Zeit zurückgeben.
Je nach Anbieter variieren die Kosten für eine Cloud HR Software. Am Beispiel von HRlab starten Sie bei 4€ pro Nutzer pro Monat und buchen sich flexibel Module wie Time & Absence, Recruitment oder Talent Management hinzu.
Vor allem profitieren Sie von einer Cloud HR Software dadurch, dass Sie alle Mitarbeiterdaten zentral und zuverlässig an einem Ort finden. Das ermöglicht einen Zugriff jederzeit und von überall aus, erlaubt Auswertungen per Klick und vereinfacht die tägliche Personalarbeit.
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