Cloud HR Software: Definition, Vorteile & Überblick
Cloud HR Software ermöglicht es Unternehmen, ihre HR-Prozesse effizient, flexibel und standortunabhängig zu gestalten. Damit werden vor allem Routineaufgaben automatisiert, was wiederum Zeit für wichtigere Aufgaben freimacht. Außerdem sind Mitarbeiterdaten zentral an einem Ort abgelegt und so jederzeit für Auswertungen abrufbar.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Cloud HR Software speichert alle im Personalwesen anfallenden Daten und Prozesse unter höchsten Datenschutzstandards in einer Cloud.
- Im Gegensatz dazu läuft die On-Premise Lösung auf Ihren internen Servern, muss aber auch intern von Ihrer IT-Abteilung in Stand gehalten werden.
- Der wesentliche Vorteil einer Cloud HR Software besteht darin, dass der Zugriff auf Personaldaten immer und von überall aus möglich ist.
Warum spricht man von einer „Cloud“?
Der Begriff „Cloud“ (deutsch: Wolke) stammt ursprünglich aus der IT-Darstellung von Netzwerken. In frühen technischen Schaubildern wurde das Internet als wolkenförmiges Symbol dargestellt – ein Ort, an dem Daten gespeichert und verarbeitet werden, ohne dass der genaue physische Speicherort bekannt ist.
Übertragen bedeutet das: Wenn man von einer Cloud HR Software spricht, heißt das, dass die Software nicht auf dem eigenen Firmenserver, sondern in einem externen Rechenzentrum betrieben wird. Nutzer greifen über das Internet auf diese Anwendung zu – so, als würden sie sich „in die Wolke einloggen“.
Heute steht der Begriff „Cloud“ also sinnbildlich für:
- Ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Anwendungen
- Zentrale Speicherung von Informationen in sicheren Rechenzentren
- Skalierbare IT-Ressourcen, die sich flexibel an den Bedarf anpassen
- SaaS-Lösungen (Software as a Service), bei denen der Anbieter sich um Betrieb, Wartung und Sicherheit kümmert
Was ist eine Cloud HR Software?
Eine Cloud HR Software ist eine webbasierte Personalmanagementlösung, mit der Unternehmen ihre HR-Prozesse zentral, digital und ortsunabhängig steuern können. Die Cloud HR Software wird in einer sicheren Cloud-Infrastruktur betrieben und ist über den Browser oder eine mobile App jederzeit erreichbar.
Der große Vorteil: Unternehmen benötigen keine eigene IT-Infrastruktur oder Wartungskapazitäten mehr. Stattdessen stellt der Cloud-Anbieter die Software bereit, kümmert sich um regelmäßige Updates, Datensicherung und die Einhaltung aller Datenschutz- und Sicherheitsstandards nach DSGVO.
Eine Cloud HR Software deckt alle im Personalwesen anfallenden Aufgabenbereiche in einem Tool ab. Sprich von der digitalen Personalakte über Bewerbermanagement hin zur vorbereitenden Lohnabrechnung erledigen HR-Verantwortliche ihre Personalarbeit in einer Anwendung.
Anbieter wie HRlab gehen noch einen Schritt weiter und bieten modulare Cloud-Lösungen, die sich individuell an den Bedarf eines Unternehmens anpassen lassen – inklusive automatischer Updates, intuitiver Benutzeroberfläche und umfassendem Kundensupport.
Cloud versus On-Premise HR Software
Bei der Frage nach der richtigen Softwarelösung stehen Personalabteilungen häufig vor der Frage: Cloud oder On-Premise? Die richtige Wahl hängt dabei von individuellen Faktoren ab, etwa von der Unternehmensgröße, den verfügbaren IT-Ressourcen und dem Funktionsumfang, den die Lösung abdecken soll.
Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Modellen liegt in der Art des Betriebs: Bei einer On-Premise HR Software wird die Anwendung auf den eigenen Servern im Unternehmen installiert und betrieben. Damit behalten Sie zwar die volle Kontrolle über Ihre Daten und Systeme, müssen sich jedoch selbst um Wartung, Updates, Datensicherung und IT-Sicherheit kümmern. Das setzt internes Fachwissen und personelle Ressourcen voraus – häufig ein Engpass, insbesondere in mittelständischen Betrieben.
Zusätzlich entstehen bei On-Premise-Lösungen hohe Einmalkosten für Lizenzen, Implementierung und Hardware. Laufende Kosten fallen zudem für Wartung, Updates und Weiterentwicklung an. Neue gesetzliche Anforderungen oder Softwarefunktionen erfordern meist erneute Investitionen, da Updates nicht automatisch integriert werden.
Unternehmensgröße & Budget als Hauptfaktoren
Je größer das Unternehmen und entsprechend auch das Budget und die Personalressourcen in der IT-Abteilung, je eher kann es Sinn machen, über eine On-Premise Lösung nachzudenken. Und diese Lösung dann in-house entlang Ihrer Bedürfnisse weiterzuentwickeln.
Ganz anders verhält es sich bei einer Cloud HR Software (SaaS-Lösung): Hier übernimmt der Anbieter den kompletten technischen Betrieb in einem zertifizierten Rechenzentrum, inklusive Datensicherheit nach DSGVO, automatischer Updates und kontinuierlicher Weiterentwicklung. Unternehmen profitieren dadurch von niedrigeren IT-Kosten, höherer Flexibilität und einem schnellen Zugriff auf alle HR-Daten – jederzeit und von überall.
Gehen wir also davon aus, dass Sie begrenzte Ressourcen in der IT-Abteilung und Personalabteilung haben, und eine HR Software einführen wollen. In dem Fall sollten sie unbedingt eine Cloud Lösung wählen. Denn neben einer begleiteten Einführungsphase profitieren Sie auch in der laufenden Nutzung vom Kundensupport. Und die Produktweiterentwicklung kann Ihre Anforderungen berücksichtigen.
Cloud vs. On-Premise Gegenüberstellung
| Merkmal | Cloud HR Software | On-Premise HR Software |
|---|---|---|
| Installation | Keine lokale Installation nötig | Auf interner IT-Serverstruktur |
| Updates | Automatisch durch Anbieter | Manuell durch IT |
| Zugriff | Von überall aus per Browser / App | Nur intern oder per VPN |
| Kostenmodell | Laufende Abo / Nutzungsbasiert | (Hohe) Einmalkosten |
| IT-Aufwand | Gering | Hoch |
Mythos Datensicherheit: Cloud HR Software
Sehr oft wird bis heute die Meinung vertreten, eine interne Softwarelösung sei sicherer als eine Cloud Software. Es mag Ausnahmen geben, beispielsweise die Rechenzentren großer Banken, die intern eine extrem hohe Sicherheit gewährleisten.
Ein typisches mittelständisches Unternehmen kann intern aber üblicherweise nicht den Sicherheitsstandard eines professionellen Rechenzentrums gewährleisten. Dies scheitert in mittelständischen Betrieben nicht nur an den Kosten, sondern bereits am verfügbaren Personal auf dem Arbeitsmarkt. Denn dazu ist ein Team aus IT-Sicherheitsexperten täglich 24 Stunden erforderlich.
Dagegen stehen externe Rechensysteme, bei denen Cloud HR Software Anbieter die Daten speichern. Da es sich hierbei um eine Kernbereich des Geschäfts handelt, können sich Unternehmen sicher sein, dass ihre Daten unter höchsten Standards gespeichert werden. Natürlich lohnt sich immer ein genauerer Blick hinter die Kulissen. Aber im Grundsatz steht die Datensicherheit bei der Nutzung von Cloud HR Software der von internen Lösungen in nichts nach.
Was kostet eine Cloud HR Software?
Die Kosten für eine Cloud HR Software variieren natürlich von Anbieter zu Anbieter. Aber die Kostenaufstellung ist meistens sehr vergleichbar. Zum einen kommen Lizenzkosten auf Sie zu, sprich Sie zahlen eine gewisse Summe pro aktivem Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen pro Monat.
In Zahlen können wir am Beispiel von HRlab sagen: Für die Core Version zahlen Sie 5€ pro Nutzer pro Monat. HRlab verfolgt dabei ein modulares Preismodell, welches sich entweder monatlich oder jährlich abrechnen lässt. Sie können flexibel nach Bedarf auch Module wie Time & Absence, Recruitment oder Talent Management dazubuchen. In einer unabhängigen Anwenderstudie erreichte HRlab im Vergleich zu anderen Top Anbietern den ersten Platz bei den Preis und Einstiegskosten. Nutzen Sie für eine genauerer Kalkulation gerne unseren Preisrechner.
Außerdem zahlen Sie üblicherweise einmalig für die Einrichtung der Cloud HR Software in Ihrem Unternehmen und die Schulung der Beschäftigten. Und natürlich lassen sich zusätzliche Leistungen wie Coachings jederzeit dazubuchen.
Allgemein lässt sich sagen: Eine Cloud HR Software ist gerade langfristig gesehen die günstigere Alternative zur On-Premise Lösung. Denn Sie zahlen zwar initial für die Schulung und Einrichtung, müssen sich aber langfristig um nichts weiter kümmern als die laufenden Lizenzkosten.
Vorteile Cloud HR Software auf einen Blick
Der wesentliche Vorteil einer Cloud HR Software liegt in ihrer Ortsunabhängigkeit und Flexibilität: Personalverantwortliche können jederzeit und von überall auf Mitarbeiterdaten, Reports und HR-Prozesse zugreifen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Ein internetfähiges Endgerät genügt, um Urlaubsanträge zu genehmigen, Arbeitszeiten zu erfassen oder Bewerbungen zu prüfen.
Die Erfassung der Arbeitszeit kann heute bequem per Smartphone, Desktop oder Terminal erfolgen – ein großer Vorteil insbesondere für mobile Teams, Außendienstmitarbeiter und Montageteams. Auch krankheitsbedingte Abwesenheiten lassen sich schneller und transparenter abbilden: Mitarbeitende melden sich online ab, und das System aktualisiert automatisch Schichtpläne und Vertretungsregelungen.
Darüber hinaus unterstützt eine Cloud HR Software die Automatisierung wiederkehrender Prozesse – von der Bewerberverwaltung über die digitale Personalakte bis hin zu Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dadurch werden administrative Aufgaben reduziert und HR-Abteilungen gewinnen Zeit für strategische Themen wie Talent Management, Mitarbeiterentwicklung oder Employer Branding.
Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt in der Datensicherheit: Moderne Cloud-Lösungen wie HRlab speichern alle Daten in zertifizierten Rechenzentren nach höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards (DSGVO-konform). Gleichzeitig profitieren Unternehmen von automatischen Updates, regelmäßigen Backups und einer stetigen Weiterentwicklung der Software, ohne eigene IT-Ressourcen binden zu müssen.
Weitere zentrale Vorteile einer Cloud HR Software:
- Ortsunabhängigkeit: Zugriff auf alle HR-Daten jederzeit und von jedem Gerät
- Automatisierung: Digitale Abbildung wiederkehrender Prozesse wie Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Lohnabrechnung
- Datensicherheit & DSGVO-Konformität: Höchste Standards durch verschlüsselte Datenübertragung und zertifizierte Rechenzentren
- Skalierbarkeit: Die Lösung wächst flexibel mit Ihrem Unternehmen und kann modular erweitert werden
- Kostentransparenz: Nutzungsbasiertes Preismodell (SaaS) – planbare Kosten, keine hohen Investitionen
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Moderne Anbieter setzen auf Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung und DSGVO-konforme Rechenzentren. Die Antwort also: Sehr sicher.
Je nach Anbieter variiert der Funktionsumfang, aber standardmäßig sind folgende Prozesse immer inkludiert: Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Personalentwicklung, digitale Personalakte, vorbereitende Lohnabrechnung, Reporting, Dienstreisen und mehr.
Ja, aber Excel stößt schnell an seine Grenzen bei Skalierung, Sicherheit und Automatisierung.
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