HR befindet sich im Wandel. Neue und leistungsfähigere cloudbasierte Personalmanagementsoftware kann die HR-Abteilung bei zentralen Aufgaben der Zukunft wirkungsvoll unterstützen. Unsere Cloud HR Software HRlab ist nur ein Beispiel von vielen weiteren hilfreichen Tools auf dem Markt.

Bild von Wolken für die Darstellung von Cloud HR Software
Photo by Pero Kalimero on Unsplash

Cloud und ihre Geschichte

Eine Personalmanagementsoftware kann wie nahezu jede andere Software in die Cloud ausgelagert werden. So wurde ursprünglich Speicherplatz für Dateien im Internet bezeichnet, bei dem der Nutzer den physischen Speicherort seiner Daten oft nicht kannte. In Schaubildern wurde dieser Online-Speicher meist das diffuse Wolke dargestellt, was die Bezeichnung erklärt.

Heute werden nicht nur Daten ins Netz ausgelagert, sondern auch Software, Rechenleistung oder sogar komplette IT-Infrastrukturen. Eine Personalsoftware verwaltet jedoch auch personenbezogene Daten, weswegen eine Auslagerung an irgendwelche anonymen Provider im Web aus Datenschutzgründen nicht infrage kommt.

Sehr wohl kommt aber die Auslagerung in ein externes Rechenzentrum mit entsprechenden Datenschutzstandards in Betracht. Mit der anonymen „Wolke“ der Anfangszeit hat dies nur noch wenig gemein, dennoch wurde auch für einen solchen externen Betrieb von Softwarelösungen die Bezeichnung Cloud beibehalten.

Eine ideale Lösung für HR Software

Der wesentliche Vorteil der Cloud besteht darin, dass ein Zugriff immer und überall möglich ist. Erforderlich ist nur ein internetfähiges Endgerät. So kann die Erfassung der Arbeitszeit mit dem Smartphone statt mit einem Zeiterfassungsterminal vorgenommen werden. Dies stellt nicht nur im Homeoffice eine erhebliche Vereinfachung dar, sondern auch für Außendienstmitarbeiter oder Montageteams.

Auch krankheitsbedingte ungeplante Abwesenheiten lassen sich schneller bearbeiten, wenn die erkrankten Mitarbeiter sich online abwesend melden können und dies sofort in die Einsatz- oder Schichtpläne übernommen wird. Die im Personalsystem hinterlegten Vertretungsregelungen können in diesem Fall sofort automatisch aktiviert werden.

Vorteile Cloud HR Software auf einen Blick

  • Weniger Aufwand für die hauseigene IT-Abteilung
  • Gehosteten SaaS-Systeme bieten höchste Verfügbarkeit
  • Maximale Sicherheit für ihre Daten
  • Ort- und zeitunabhängigen Zugriff -> somit mehr Flexibilität für ihre Mitarbeiter

Sind HR Daten im Internet sicher?

Eine HR-Software wird nur in einem Rechenzentrum betrieben, das einen hohen Schutz gegen Systemausfälle und Hackerangriffe bietet. Selbst einige der größten Unternehmen sind schon Opfer von Datendiebstählen geworden, weswegen niemand absolute Sicherheit garantieren kann.

Nichtzutreffend ist aber die noch immer oft vertretene Auffassung, eine interne Softwarelösung sei sicherer als eine Cloud Software. Es mag Ausnahmen geben, beispielsweise die Rechenzentren großer Banken, die intern eine extrem hohe Sicherheit gewährleisten. Ein typisches mittelständisches Unternehmen kann intern aber nicht annähernd den Sicherheitsstandard eines professionellen Rechenzentrums gewährleisten. Dies scheitert in mittelständischen Betrieben nicht nur an den Kosten, sondern bereits am verfügbaren Personal auf dem Arbeitsmarkt. Denn dazu ist ein Team aus IT-Sicherheitsexperten täglich 24 Stunden erforderlich.

Das cloudbasierte HR Tool der Zukunft

Der Wandel in der HR ist im vollen Gange. Zentrale HR-Aufgaben werden zentralisiert, automatisierte Prozesse unterstützen die Mitarbeiter.

Beispiele sind die Flexibilisierung und die Individualisierung der Arbeitszeit. Auch im Bereich Recruiting ist noch viel zu tun. Unternehmen können frühzeitiger Kontakt zu Studierenden aufnehmen und diesen Kontakt ständig halten. Denkbar sind auch individuelle Online-Fortbildungen, die auf den persönlichen Bedarf und die individuellen Fähigkeiten abgestimmt sind.

Im Bereich HR sind also noch viele Potenziale zu heben. Cloudbasierte HR Tools und KI eröffnen neue Perspektiven für die Individualisierung des Personalmanagements.

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