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Desk Sharing
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Eine Studie aus Österreich hat ergeben, dass das Prinzip des Desk Sharings im Vergleich zur traditionellen Büroarbeit mit fest zugewiesenem Platz zu einem höheren Engagement der Mitarbeiter:innen führt. Eine radikale Etablierung von Desk Sharing hingegen sorgt dafür, dass das Engagement der Mitarbeiter:innen sinkt. Aus diesem Grund gilt es, bei der Implementierung des Desk Sharings auf folgende Konditionen zu achten.

Was ist Desk Sharing?

Da das Desk Sharing ein neues Phänomen ist, gibt es (noch) keine allgemeingültige Definition. Grundsätzlich handelt es sich aber um das Prinzip, dass es keinen personalisierten Arbeitsplatz für jede Mitarbeiterin und für jeden Mitarbeiter mehr gibt. Sprich, es werden in Summe weniger Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt als eigentliche Mitarbeiter:innen im Unternehmen sind. Damit das funktioniert und es keine Probleme bei der Belegung und Teilung der Arbeitsplätze entstehen, müssen Mitarbeiter:innen sich effizient absprechen. Spätestens an dieser Stelle wird der Mehrwert einer HR-Software, die die An- und Abwesenheiten der Arbeitnehmenden transparent abbildet, deutlich.

Was sind die Vorteile des Desk Sharings?

Man könnte meinen, dass das Desk Sharing zunächst lediglich finanzielle Vorteile für den Arbeitgeber hat, da weniger Arbeitsplätze für die gleiche Anzahl an Mitarbeitenden bereitgestellt wird. Dies entspricht zwar der Wahrheit, jedoch wirkt sich dieses Arbeitsmodell nachweislich auch positiv auf die Mitarbeiter:innen aus. Eine Vielzahl an Studien belegt, dass im Regelfall um die 85% der Arbeitnehmenden ihren Beruf nicht engagiert ausführen. An dieser Stelle wird der Mehrwert des Desk Sharings erkennbar, denn die Entscheidungsfreiheit bezüglich des Arbeitsplatzes wirkt sich nachweislich positiv auf das Engagement der Arbeitnehmenden aus.

Ähnliches ist in der Produktivitätssteigerung der Arbeiter:innen zu erkennen, die im Homeoffice tätig sind. In Anbetracht der Tatsache, dass 50% der Angestellten bei einer andauernden Homeoffice Pflicht ihr Arbeitsverhältnis beenden würden, kommen wir zu folgendem Entschluss: Die Kombination von Desk Sharing und Homeoffice – also Hybrid Work unter dem Desk Sharing Prinzip – erlaubt die Realisierung von Vorteilen auf mehreren Ebenen. Zum einen spart der Arbeitgeber an Bürokosten ein. Und zum anderen bleibt die Entscheidungsfreiheit bei den Mitarbeitenden darüber, wann in Teams am Arbeitsplatz und wann im Homeoffice gearbeitet wird. Dies macht das steigende Engagement, das durch zahlreiche Studien belegt werden konnte, nachvollziehbar. Wichtig hierbei sind allerdings einige Rahmenbedingungen.

Was muss bei der Einführung des Desk Sharings beachtet werden?

Trotz der zahlreichen Vorteile kann das Desk Sharing erfolglos bleiben bzw. kontraproduktiv werden, wenn nicht das entsprechende Fundament geschaffen wird. Beispielsweise kann es sein, dass viele Mitarbeiter:innen einen festen Arbeitsplatz bevorzugen und bei einer fluiden Arbeitsplatzverteilung an Produktivität verlieren. Aus diesem Grund ist eine Unternehmenskultur, die auf einer offenen und transparenten Kommunikation fundiert, von großer Bedeutung. Direkte Kommunikation und eine gut strukturierte HR-Abteilung mit effizienten Tools sind unerlässlich, um bei der Implementierung des Desk Sharings Erfolge zu erzielen.

Außerdem sollte bei der Umsetzung unbedingt gewährleistet werden, dass Mitarbeiter:innen sich einbringen und ihre Bedürfnisse mitteilen können. Es kann auch Sinn machen das neue Arbeitsmodell schrittweise zu etablieren, um im Prozess bereits Optimierungspotenzial festzustellen und zeitnah Lösungen umzusetzen. Zum Beispiel können die Arbeitsplätze stückweise umgewandelt werden, während die Anzahl an fixen Arbeitsplätzen stetig reduziert wird. Auch hier ist eine HR-Software stets eine sinnvolle Unterstützung, damit in einem vielschichtigen Prozess dieser Art nicht auch noch ein Papier Chaos entsteht. Außerdem ist der stetige Wechsel der Arbeitsplätze weitaus einfacher, wenn Mitarbeiter:innen auf alle wichtigen Daten von überall aus Zugriff haben. Neben der HR-Abteilung gilt es auch die IT Abteilung rechtzeitig zu involvieren, um die technologischen Voraussetzungen für einen stetigen Arbeitsplatzwechsel sicherzustellen.