Krankmeldung: Das sind alle Pflichten für Mitarbeiter & Arbeitgeber
Es ist von Arbeitgeber zu Arbeitgeber anders geregelt, wie schnell die Arbeitnehmenden nach der Erkrankung einen Arzt aufsuchen müssen. Gesetzlich ist aber festgehalten: Spätestens nach drei Tagen muss ein Arztbesuch erfolgen. Wie der richtiger Ablauf einer Krankmeldung aussieht, wie lange weiterhin Lohn gezahlt wird und wie Kinderkrankentage behandelt werden?
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Krankheitsfall muss dem Arbeitgeber unverzüglich gemeldet werden.
- Bei einer Erkrankung von mehr als drei Tagen muss ein Arzt konsultiert werden, um eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu erhalten.
- Die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit gilt nur für einen bestimmten Zeitraum und benötigt bei Verlängerung eine sogenannte Folgebescheinigung.
- Eine Krankschreibung kann in Ausnahmefällen bis zu zwei, maximal drei Tage rückwirkend ausgestellt werden.
- Arbeitnehmer erhalten in langen Krankheitsfällen für bis zu sechs Wochen weiterhin ihren normalen Lohn.
Krankmeldungen und ihr rechtlicher Rahmen
Eine Krankmeldung beim Arbeitgeber ist ein wichtiger Schritt, sobald man krank ist und seine Arbeitspflicht nicht erfüllen kann. Doch ab wann muss man sich krankmelden, wann ist ein Attest erforderlich und was passiert, wenn man krank ohne Krankmeldung bleibt? Im deutschen Arbeitsrecht ist klar geregelt, welche Pflichten Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Krankheitsfall haben.
Grundsätzlich gilt: Arbeitnehmende müssen sich unverzüglich krankmelden, sobald sie erkennen, dass sie arbeitsunfähig sind. Das kann telefonisch, per E-Mail oder – in modernen Unternehmen – auch digital über eine HR-Software erfolgen. Wer krank gemeldet ist, darf seiner Arbeit vorübergehend fernbleiben, muss aber bestimmte Fristen einhalten. Spätestens ab dem vierten Krankheitstag ist laut Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) eine ärztliche Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit, also der sogenannte Krankenschein, erforderlich. Einige Arbeitgeber verlangen ein Attest jedoch bereits ab dem ersten Tag der Krankheit.
Wie die Krankheitsmeldung beim Arbeitgeber im Detail abläuft, welche gesetzlichen Regelungen gelten und wann eine Folgebescheinigung notwendig ist, hängt vom Einzelfall und den internen Vorgaben ab. Der folgende Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie sich richtig krankmelden, was bei einer rückwirkenden Krankschreibung zu beachten ist und wie lange der Arbeitgeber das Gehalt im Krankheitsfall weiterzahlen muss.
Wichtig: Seit 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verpflichtend in Deutschland. Das heißt, der altbekannte "gelbe Schein" wurde von einem elektronischen Formular abgelöst, welches eine qualifizierte elektronische Signatur des jeweiligen Arztes enthält.
Softwaregestützte Prozesse für Krankmeldungen
In modernen Unternehmen läuft die Krankmeldung heute oft digital ab. Mit einer HR-Software können elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) direkt über die Schnittstelle zur Krankenkasse (GKV) empfangen werden. Praktisch: Die Daten landen automatisch in der digitalen Personalakte und müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Das spart Zeit in der HR-Abteilung und sorgt für mehr Sicherheit beim Datenschutz (DSGVO). Einige Systeme bieten auch ein automatisiertes Fehlzeitenmanagement, das den Überblick über Lohnfortzahlung und Krankengeld erleichtert. So unterstützen digitale Tools die Personalverantwortlichen dabei, Krankmeldungen effizient und gesetzeskonform zu verwalten.
Pflichten von Mitarbeitenden im Krankheitsfall
Der Arbeitnehmende ist nach dem Arbeitsrecht laut § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) zur unverzüglichen Krankmeldung beim Arbeitgeber verpflichtet. Unterbleibt die Mitteilung, kann eine Abmahnung drohen. Hierbei genügt die Krankmeldung per Telefon oder per E-Mail. Wer dieser Meldepflicht im Krankheitsfall nicht nachkommt, riskiert eine Abmahnung oder im Wiederholungsfall sogar arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Ab wann muss man sich krankmelden?
Die Krankheitsmeldung muss grundsätzlich am ersten Krankheitstag erfolgen. Spätestens wenn die Erkrankung mehr als drei Kalendertage andauert, ist ein Arztbesuch erforderlich. Ab dem vierten Krankheitstag muss laut Gesetz eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen – auch in digitaler Form als elektronische eAU. Manche Arbeitgeber verlangen das ärztliche Attest jedoch bereits ab dem ersten Krankheitstag, was im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Regelungen festgelegt ist.
Der behandelnde Arzt stellt dann die Krankschreibung aus, in der die Diagnosenummer vermerkt ist, und übermittelt sie digital an die Krankenkasse. Während der Corona-Zeit war es möglich, sich telefonisch krankschreiben zu lassen – diese Option besteht inzwischen wieder für leichte Atemwegserkrankungen. Auch eine Online-Krankschreibung ist heute bei verschiedenen Anbietern möglich. Wichtig ist: Wer krank ohne Krankmeldung bleibt oder den Krankenschein zu spät beim Arbeitgeber einreicht, verstößt gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten.
Pflichten des Arbeitgebers bei einer Krankmeldung
Auch Arbeitgeber haben im Krankheitsfall bestimmte Pflichten, die sich aus dem Arbeitsrecht ergeben. Zunächst sind sie verpflichtet, die Krankmeldung und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ordnungsgemäß zu erfassen und vertraulich zu behandeln. Sobald die eAU von der Krankenkasse übermittelt wurde, müssen Arbeitgeber diese in ihren Systemen dokumentieren und die Entgeltfortzahlung gemäß § 3 EntgFG für bis zu sechs Wochen sicherstellen.
Bei längeren Erkrankungen ist der Arbeitgeber zudem verpflichtet, frühzeitig ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten, insbesondere wenn der Mitarbeitende innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Das Ziel ist es, einer krankheitsbedingten Kündigung vorzubeugen und gemeinsam mit dem Arbeitnehmer die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu planen.
Arbeitgeber sollten ebenfalls beachten, dass sie bei Verdacht auf Missbrauch einer Krankschreibung das Recht haben, den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) zur Prüfung einzuschalten. Auf diese Weise können rechtliche Risiken minimiert und gleichzeitig die gesetzlichen Pflichten im Krankheitsfall erfüllt werden.
Rückwirkende Krankmeldung
In Ausnahmefällen ist auch eine rückwirkende Krankschreibung möglich. Diese Regelung betrifft beispielsweise Fälle, in denen es der Arbeitnehmende aufgrund seiner Beschwerden erst später zum Arzt schafft. Hierbei ist es dem Arzt erlaubt, den Arbeitnehmenden bis zu zwei, maximal drei Tage rückwirkend krankzuschreiben.
Verlängerung der Krankschreibung und Folgebescheinigung
Die Krankschreibung oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt immer nur für einen bestimmten Zeitraum. Ab wann eine Folgebescheinigung erforderlich ist, hängt davon ab, wann die vorherige Krankschreibung endet. Ist die Arbeitsunfähigkeit weiterhin gegeben, muss ein erneuter Arztbesuch erfolgen, um die Folgebescheinigung ausstellen zu lassen.
Der Arbeitnehmer muss spätestens am nächsten Werktag nach Ablauf der bisherigen Krankschreibung erneut einen Arzt aufsuchen. Beispiel: Endet die erste Bescheinigung an einem Mittwoch, sollte der Arzt spätestens am Donnerstag aufgesucht werden. Fällt das Ende der Krankschreibung auf ein Wochenende, reicht es, wenn der nächste Arzttermin am folgenden Montag stattfindet.
Die Krankenkasse muss auch in diesem Fall über die Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit informiert werden, damit die Entgeltfortzahlung oder das Krankengeld korrekt berechnet werden kann. Eine rechtzeitige Folgebescheinigung verhindert, dass der Arbeitnehmer krank ohne Krankmeldung erscheint oder finanzielle Nachteile entstehen.
Lohnfortzahlung und Lohnersatzzahlung
Im Krankheitsfall haben Arbeitnehmende zunächst Anspruch auf die Entgeltfortzahlung gemäß § 3 EntgFG. Das bedeutet: Für bis zu sechs Wochen erhalten Mitarbeitende weiterhin ihr reguläres Gehalt, auch wenn sie krankgeschrieben sind und nicht arbeiten können.
Nach Ablauf der Lohnfortzahlung übernimmt in der Regel die Krankenkasse die Zahlung von Krankengeld, einer sogenannten Lohnersatzzahlung. Arbeitnehmer, die gesetzlich krankenversichert sind, erhalten ab dem Ende der Entgeltfortzahlung für die Dauer der Erkrankung zusätzliche Zahlungen – in Einzelfällen bis zu 78 Wochen, abhängig von der Versicherung und den individuellen Regelungen.
Die Höhe des Krankengeldes beträgt in der Regel mindestens 70 Prozent des Bruttoeinkommens, maximal jedoch 90 Prozent des Nettogehalts. Bei der Berechnung werden auch Boni und Sonderzahlungen berücksichtigt. Durch die rechtzeitige Krankmeldung beim Arbeitgeber und die fristgerechte Einreichung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird sichergestellt, dass sowohl die Lohnfortzahlung als auch das Krankengeld korrekt und ohne Unterbrechungen gezahlt werden.
Krankmeldung bei Erkrankung der Kinder
Wenn die Kinder eines Arbeitnehmendens krank sind, hat dieser das Recht, eine bestimmte Anzahl an Tagen zu Hause zu bleiben. Dies ergibt sich aus § 45 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V). Leben beide Eltern zusammen, stehen einem Arbeitnehmenden bis zu zehn sogenannte Kinderkrankentage im Jahr zu.
Das Kinderkrankengeld beträgt dann 90 Prozent des Nettoverdienstes des Elternteils. Bei alleinerziehenden Elternteilen sind es zwanzig Tage. Der Anspruch gilt je Kind. Voraussetzung ist, dass das Kind weniger als zwölf Jahre alt ist. Außerdem ist die Freistellung nur möglich, wenn sich keine andere Person um das Kind kümmern kann. Auch hier ist ein ärztliches Attest erforderlich, das die Krankheit des Kindes bescheinigt.
Krankheitsbedingte Kündigung
Unter bestimmten Umständen kann eine Krankschreibung auch zu einer kündigung des Arbeitsvertrages führen. Nach § 1 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) ist eine krankheitsbedingte Kündigung zulässig, wenn der Mitarbeitende länger als sechs Monate in einem Betrieb mit mehr als zehn Angestellten beschäftigt ist und die Arbeitsunfähigkeit bestimmte Voraussetzungen erfüllt.
Eine Kündigung kann bereits früher erfolgen, wenn absehbar ist, dass der Arbeitnehmer dauerhaft arbeitsunfähig bleibt oder eine dauerhafte Leistungsminderung vorliegt. In solchen Fällen kann die Arbeitskraft auf weniger als zwei Drittel des bisherigen Niveaus reduziert sein, was eine betriebliche Kündigung rechtfertigt.
Bevor eine krankheitsbedingte Kündigung ausgesprochen wird, ist der Arbeitgeber jedoch, wie bereits oben erwähnt, verpflichtet, ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. In einem BEM-Gespräch werden gemeinsam mit dem Mitarbeitenden alternative Einsatzmöglichkeiten, Rückkehrstrategien und mögliche Anpassungen am Arbeitsplatz erörtert. Ziel ist es, eine Kündigung nach Möglichkeit zu vermeiden und die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu ermöglichen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Urlaubstage werden nur gutgeschrieben, wenn ein Attest vorliegt.
Mitarbeitende müssen Arbeitgeber und Krankenkasse informieren, Attest schnell einreichen.
In Ausnahmefällen ist auch eine rückwirkende Krankschreibung möglich. Hierbei ist es dem Arzt erlaubt, den Arbeitnehmenden bis zu zwei, maximal drei Tage rückwirkend krankzuschreiben.
Seit 2023 ist das Abrufen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verpflichtend. Auch für Ärztinnen und Ärzte gilt eine Pflicht, die Krankmeldung elektronisch an die Krankenkassen zu versenden.
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