Mitarbeiterverwaltung online – was sehr langweilig klingt ist in Wirklichkeit eine der zentralen Aufgaben des HR. Denn hier laufen alle relevanten Daten zusammen die am Ende auch dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter seinen Lohn bekommen kann.

Mitarbeiterverwaltung online
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Was versteht man unter Mitarbeiterverwaltung?

Die Mitarbeiterverwaltung – auch unter dem Begriff Personalverwaltung bekannt – beschäftigt sich mit Mitarbeiterdaten. Ziel ist es, alle für das Unternehmen relevanten Informationen wie Stammdaten an einem Ort zusammenzuführen, um diese z.b. für die Berechnung und Zahlung des Lohns nutzbar zu machen. 

Es wird versucht, hier alle relevanten Daten der Mitarbeiter an einem Ort zusammenzuführen um den Aufwand der Datenpflege minimal zu halten. Früher waren das große Archive in den Unternehmen mit Ordnern für einzelne Mitarbeiter. Heute erledigen digitale Systeme diese Aufgaben.

Vorteile einer digitalen Mitarbeiterverwaltung für Unternehmen?

Die Verwaltung von Mitarbeitern per Papierakte kennen wir in modernen Unternehmen nicht mehr. Denn die Nachteile von Papier liegen klar auf der Hand: Dokumente sind nur an einem Ort verfügbar und können nicht gleichzeitig bearbeitet werden. Außerdem sind Auswertungen nur schwer umzusetzen. 

Die Mitarbeiterverwaltung online bringt hier die gesamten Vorteile von digitaler Datenverwaltung mit sich: 

  • Einfacher Zugriff über Cloud-Software von überall (z.b. auch im Home-Office)
  • Gleichzeitige Bearbeitung der gleichen Unterlagen möglich
  • Einfache Möglichkeit, die Unterlagen hinzuzufügen, zu ändern und zu löschen.
  • Vereinfachter Datenschutz über zertifizierte Software und Protokollierung der Zugriffe 
  • Mitarbeiter können je nach Software selbst ihre Daten ergänzen und aktualisieren.

Welche Aufgaben übernimmt eine Mitarbeiterverwaltung im HR-Alltag?

Es gibt verschiedene Aufgaben, die die Mitarbeiterverwaltung übernehmen muss. Hierzu zählt alles von der Aufnahme der Stammdaten neuer Mitarbeiter im Onboarding bis zur Erfassung von Leistungsdaten und der entsprechenden Berechnung der Vergütung. 

Den Kern bilden drei Aufgaben:

  • Erfassung von Daten
  • Speichern von Daten
  • Auswerten von Daten

Dabei ist die Bandbreite sehr große und auch von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Das fängt meist direkt bei der Bewerbung an, die gespeichert wird, um diese für eine Auswahl des passenden Bewerbers verarbeiten zu können. Es geht dann weiter mit dem Onboarding des neu gewonnenen Mitarbeiters, hier müssen Stammdaten wie Anschrift und Kontonummer erfasst werden. Regelmäßig werden Daten zu Arbeits- und Urlaubszeiten dokumentiert und gegebenenfalls für die Lohnberechnung verwendet. Und es endet dann auch erst beim Offboarding des Arbeitnehmers.

Datenschutz – Was gibt es zu bedenken?

Mit dem Thema Datenschutz muss man sich heute vor allem auch dann auseinandersetzen, wenn man Daten von Personen erhebt. In Deutschland durch die Bundesdatenschutzgesetze geregelt gibt es jetzt mit der Datenschutzgrundverordnung eine Vereinheitlichung in Europa. Es gilt die Prämisse der Datensparsamkeit, also wirklich nur Daten zu erheben, die für den Zweck der Anstellung notwendig sind. 

Wichtig ist hier auch im Blick zu halten, wo Daten gespeichert werden. Bekommt man beispielsweise eine Bewerbung, so muss hier regelmäßig die Zustimmung zur Speicherung erfolgen oder eine Löschung der Daten. 

Hier sind moderne Systeme zur Mitarbeiterverwaltung von großem Vorteil, da diese Regelungen in der Software schon einprogrammiert sind und so ein ungewollter Verstoß gegen diese Regelung verhindert werden kann. Insgesamt muss man sich aber laufend mit dem Thema befassen, da neue rechtliche Regelungen oder auch neue interne Pollices hier eine Anpassung der Prozesse erfordern können.

Gibt es eine Software für die Mitarbeiterverwaltung online Nutzung?

Natürlich gibt es viele Anbieter, die mit Softwarelösungen die Mitarbeiterverwaltung erleichtern. Mit modernen Cloud-Anwendungen ist auch eine Mitarbeiterverwaltung Online möglich. Hier können sich die Anwender auch bequem vom Homeoffice aus einwählen. Ein Programm für die Mitarbeiterverwaltung zu finden ist dennoch schwer, denn es gibt hier für unterschiedliche Bedarfe auch eine ganze Vielfalt an Angeboten.

Hier gilt es, sich mit dem Thema zu beschäftigen und dann eine passende Software für den eigenen Bedarf zu finden. Der folgende Bericht zeigt Ihnen, wie Sie in drei Schritten zur richtigen HR-Software kommen: Vorteile einer HR Software: Morgen beginnt heute

HRlab – Mitarbeiterverwaltung online neu erleben!

Wir wollen Mitarbeiterverwaltung und Personalarbeit so agil und komfortabel wie möglich gestalten. Dafür befreien wir HRler und alle anderen Mitarbeiter von umständlichen Genehmigungs- und Abstimmungsprozessen, Excel-Listen sowie von unnötigen Papierdokumenten. So erhalten alle Prozessbeteiligten den richtigen Freiraum für die eigentlichen Inhalte ihrer Arbeit.

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