Offboarding: Exit-Management strukturiert und wertschätzend organisieren
Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, muss es einen strukturierten Offboarding Prozess geben. Das ist wichtig für die Unternehmenskultur.
In der Unternehmenskultur kommt dem Exit-Management eine wichtige Bedeutung zu. Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, gilt es in einem strukturierten Offboarding Prozess abschließend Übergabe von Hardware, Umgang mit geschäftsrelevanten Daten und Wissen mit dem scheidenden Mitarbeiter zu regeln sowie den Exit souverän innerhalb der verbleibenden Belegschaft zu kommunizieren.
Was ist Offboarding?
Um für das Offboarding eine Definition zu formulieren, ist es wichtig, Offboarding als Prozess mit mehreren Phasen zu begreifen und nicht als punktuelles Ereignis. Beim Offboarding oder Exit-Management geht es um die bewusst gestaltete Trennung von einem Mitarbeitenden. Diese kann durch Kündigung, Berentung oder Auslaufen eines befristeten Vertrags bedingt sein.
Offboarding bildet das Pendant zum Onboarding. Es umfasst die gesamte Verabschiedung auf technischer und sozio-emotionaler Ebene in mehreren Phasen. Intern muss Offboarding im HR als wesentlicher Aufgabenbereich erkannt und etabliert werden, der die Unternehmenskultur und das Renommee der Firma gerade in Zeiten des Fachkräftemangels entscheidend prägt. Im Sinne des Networkings sollte er positiv und vorausschauend gestaltet werden.
Warum ist Offboarding wichtig?
Mit einem scheidenden Mitarbeitenden geht neben einer Arbeitskraft Know-how, in das die Firma investiert hat. Das verbleibende Team wertet das Ausscheiden des Kollegen entsprechend der Steuerung durch das Personalmanagement. Der Arbeitnehmer sollte als Multiplikator nicht unterschätzt werden: Er beeinflusst das Employer Branding und damit das Recruiting.
Geht ein Mitarbeitender in den Ruhestand, hat ein Kollege gekündigt oder wird ein Arbeitsverhältnis aus anderen Gründen beendet, ist eine wertschätzende Verabschiedung sinnvoll. Sie zeigt den verbleibenden Mitarbeitenden, wie wichtig die Belegschaft dem Management ist und wirkt motivierend. Gleichzeitig erfolgt eine Festigung der Mitarbeiterbindung. Ein souveräner Workflow im Offboarding signalisiert Transparenz und Sicherheit. Die Kollegen können der Unternehmensführung vertrauen. Das Image der Firma lebt zu einem wichtigen Teil von Mitarbeiterbewertungen. Offboarding beeinflusst das Arbeitsklima. Für die Gewinnung und Rückgewinnung von Arbeitskräften ist auch das Exit-Management von Bedeutung.
Was macht gutes Offboarding aus?
Gutes Exit-Management zeichnet sich durch Transparenz und Offenheit aus. Das baut Vertrauen auf und wirkt Konflikten proaktiv entgegen. In HR sollte zum Offboarding ein Workflow bestehen, dem alle Kollegen professionell folgen. Am besten ist ein Face-to-Face-Ablauf. Ist ein Remote Offboarding notwendig, sollten alle Fragen sauber geklärt werden.
Offboarding Checkliste
Bei Timing und lückenloser Durchführung hilft eine Checkliste:
- Das Austrittsgespräch umfasst Information über Abläufe und beidseitiges Feedback.
- Arbeitszeugnis, Referenzen und gegebenenfalls Empfehlungen sind zu erstellen.
- Die Übergabe ist nach den Erfordernissen zu regeln. Dazu zählen laufende Prozesse, eine eventuelle Einarbeitung nachfolgender Kräfte und der Abschluss von Projekten.
- Der technische Prozess der Abmeldung aus allen relevanten Kommunikationsmitteln mit der Deaktivierung von Zugangsdaten, die Rückgabe von Schlüsseln, Keycards, Personalausweisen, Hardware wie PCs oder Diensthandys, Dienstwagen etc. hat abschließend zu erfolgen.
- Eine offizielle Verabschiedung ist im angemessenen Rahmen zu planen.
10 goldene Regeln für gutes Offboarding
- Exit smart und transparent anhand einer Offboarding Checkliste gestalten, um Konflikte zu vermeiden
- Souveränität und Professionalität sollten die Atmosphäre prägen
- Exit in der Art organisieren, dass laufende Arbeitsprozesse reibungslos abgewickelt werden
- Frage der Nachfolge rechtzeitig lösen und Einarbeitung organisieren, um Wissenstransfer zu gewährleisten, Ausfälle zu vermeiden und das verbleibende Team nicht unnötig durch Mehrarbeit zu belasten
- Trennungen einvernehmlich gestalten, sichert gute Erinnerungen, ist besser fürs Image, wirkt positiv auf die Belegschaft und ermöglicht gegebenenfalls ein Comeback
- Feedback beim Offboarding Gespräch nutzen, um sich zu verbessern, Fehler zukünftig zu vermeiden, die Unternehmenskultur zu optimieren
- Offboarding zur Stabilisierung der Belegschaft nutzen, indem Leistungen scheidender Mitarbeitende anerkannt und gebührend gewürdigt werden
- Betriebseigene Outsourcing-Programme können zur Vorbereitung auf den Ruhestand oder bei neuen Bewerbungen nach betriebsbedingten Kündigungen positiv unterstützen und negativen Einstellungen entgegenwirken
- Transparenz über Gründe und die einzelnen Punkte im Offboarding Prozess schafft Sicherheit
- Der letzte Eindruck gilt als bleibend, darum sollte er positiv gestaltet werden
In unserem Video zum Thema Offboarding haben wir diese 10 Tipps ausführlicher geschildert. Das Video finden Sie hier.
Kündigung des Arbeitsvertrages – Was ist zu beachten?
Bei einer Kündigung sind mehrere entscheidende Faktoren zu beachten, um sicherzustellen, dass der Prozess rechtmäßig, fair und transparent abläuft. Wir erklären worauf es aus Sicht von Arbeitnehmer und Arbeitgeber ankommt.
Fehler im Offboarding Prozess
Um zu garantieren, dass Ihr Offboarding reibungslos abläuft, müssen Sie einige Fehler vermeiden, die das Ansehen Ihres Unternehmens negativ beeinflussen. Des Weiteren behalten die Mitarbeitenden, die Ihr Unternehmen verlassen, einen positiven letzten Eindruck, wenn Sie diese gängigen Fehler nicht begehen. Zu diesen Fehlern gehören:
- Den Prozess zu verzögern
- Klare Kommunikation über den Grund für die Trennung vernachlässigen
- Datenschutz wird vernachlässigt, sodass ehemalige Arbeitnehmende Zugang zu internen Informationen haben
- Unterlagen sind nicht ordnungsgemäß abgeschlossen
- Das Arbeitszeugnis wird nicht rechtzeitig ausgestellt
- Feedback wird nicht genutzt, um Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern
Um erfolgreich Exit Management zu betreiben, sollten Sie diese Fehler, die sehr verbreitet sind, vermeiden und die 10 Schritte des Offboardings befolgen.
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