Die digitale Transformation macht nicht halt vor dem Personalwesen. Sie bietet neue Möglichkeiten und Chancen für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse nachhaltig optimieren und in den digitalen Raum verschieben wollen. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen sie eine gut funktionierende HR Software, die stetig wachsenden Erwartungen des Personals nachkommen kann. Dieser Beitrag liefert einen Einblick in das Thema, indem er auf wichtige Aspekte und die Vorteile einer HR Software näher eingeht. Zum Schluss erfahren Sie, worauf es bei deren Einsatz besonders ankommt.

HR Software - Morgen beginnt heute
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HR Software Definition und Bedeutsamkeit

HR Software ist die englische Abkürzung für Human Resources Software. Sie lässt sich in die deutsche Sprache als Computerprogramm für das Personalwesen übersetzen. Eine HR Software zielt primär darauf, die strategische und operative HR-Arbeit zu erleichtern, indem sie zugleich eine Antwort auf die fortschreitende Digitalisierung von Unternehmensprozessen darstellt. Sie kommt in Verbindung mit einer HCM HR Software, die das Personalwesen sehr umfassend begreift und sich oft über funktionale HR-Bereiche hinweg erstreckt.

Funktionen und Vorteile einer HR Software

Funktionsübersicht

Grundsätzlich sind HR Software Solutions darauf ausgerichtet, verschiedene Aufgaben im Bereich Personalmanagement zu vereinfachen und interne Prozessabläufe zu optimieren. Auch wenn jedes HR Software Tool bestimmte Funktionalitäten in den Vordergrund stellen kann, gibt es zentrale Funktionen, die HR Software Anbieter gewährleisten sollten. Es ist die Rede von HR-Kernfunktionen, die Verwaltung von Personaldaten und Aufgaben, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Zeit- und Anwesenheitsmanagement für flexibles Arbeiten umfassen.

Darüber hinaus kann eine HR Management Software das interne Talent Management unterstützen. In diesem Zusammenhang übernimmt sie den komplexen Prozess von Rekrutierung und Einbindung neuer Mitarbeitender ins Unternehmen sowie die betriebliche Weiterbildung und Nachfolgeplanung. Eine HR Software Komplettlösung wird häufig durch Reports und Analysen von HR-Kennzahlen ergänzt. Diese erlauben Unternehmen, anhand zuverlässiger und aufschlussreicher Daten personenbezogene Entscheidungen fundiert zu treffen.

Vorteile einer HR Software

Aus maßgeschneiderten Funktionen von HR Softwares ergeben sich viele Vorteile für Unternehmen. Das sind vor allem:

  • hohe Zeitersparnis und administrative Entlastung durch Standardisierung von HR-Prozessen,
  • Kostensenkung und Effizienzsteigerung durch die Vereinfachung und Verschlankung von Abläufen,
  • Vertraulichkeit und Sicherheit von (sensiblen) HR-Daten durch deren Auslagerung in die Cloud,
  • gute Möglichkeiten für die Datenauswertung und ein einfaches Reporting als Basis für eine gezielte Personalplanung,
  • schnelle und bequeme Zugriffsmöglichkeiten über Standorte und Länder hinweg durch die mobile App-Nutzung.

In drei Schritten zur richtigen HR Software

Es gibt kein richtiges Rezept für den Einsatz von HR Software. Viel hängt davon ab, welche personenbezogenen Bedürfnisse ein Unternehmen hat und welchen Fokus es bei seinen HR-Angelegenheiten legen will. Auch die Unternehmensgröße erweist sich als wichtiger Faktor bei der Wahl der Lösung. So konzentriert sich eine HR Software für Mittelstand auf jene Funktionen, die für kleine und mittlere Unternehmen von großem Nutzen sind. Generell empfehlen sich ein sorgfältiger HR Software Vergleich und eine transparente Vorgehensweise in den folgenden Schritten:

Schritt 1: Bedarfs- und Anforderungsanalyse

Am Anfang steht eine detaillierte und auf Unternehmensbedürfnisse abgestimmte Analyse. Es geht darum, gemeinsam zu überlegen und zu besprechen, welche Erwartungen an eine HR Software bestehen und welche Aspekte besonders wichtig sind. Gleichzeitig dient dieser Schritt dazu, langfristige Ziele zu definieren und Anwendungsszenarien zu klären.

Schritt 2: Auswahl und Test von HR Software

Hat sich ein Unternehmen nach Analyse für eine bestimmte HR Software entschieden, lohnt es sich, diese vor dem Kauf auszuprobieren. Die meisten HR Softwares sind in Form von Demos verfügbar. Deren Vorteil liegt darin, dass ein Unternehmen die wichtigsten Funktionen kostenlos ausprobieren und eine endgültige Kaufentscheidung treffen kann.

Schritt 3: Integration in bestehende Systeme

Nach dem Kauf einer HR Software gilt es diese richtig zu implementieren. Dabei kann ein externer Partner helfen, der über das nötige Know-how verfügt und branchenspezifische Besonderheiten (z. B. bei HR Software für KMU) kennt. Zudem erfordert die Einführung einer HR Software eine sorgfältige Vorbereitung und Aufgabenverteilung auf Teamebene.

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