Vorteile einer HR Software: Morgen beginnt heute
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen führt in vielen Bereichen zu Effizienzsteigerungen. Insbesondere für Personalabteilungen kann eine moderne HR Software Unternehmen dabei unterstützen, ihre HR-Prozesse zu optimieren, administrative Aufgaben zu reduzieren und strategische Entscheidungen datenbasiert zu treffen.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Begriff HR Software beschreibt eine digitale Lösung für das Personalwesen.
- Klassische Vorteile durch die Nutzung einer HR Software sind: Zeitersparnis und administrative Entlastung, Effizienzsteigerung, einfache Datenauswertung und schnelle Zugriffsmöglichkeiten.
- Die größte Herausforderung bei der Einführung einer HR Software: Es braucht Zeit. Und Personal.
Definition: Was ist eine HR Software?
Der Begriff HR Software steht für die englische Abkürzung Human Resources Software und beschreibt damit eine digitale Lösung für das Personalwesen. Eine HR Software zielt primär darauf ab, die strategische und operative HR-Arbeit zu erleichtern, indem sie Mitarbeiterdaten zentral verwaltet und so vor allem administrative Aufgaben erleichtert.
HR-Softwarelösungen decken dabei die Kernfunktionen des Personalwesens ab und erleichtern so den täglichen Arbeitsaufwand der Personalabteilung. Je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens kann eine HR Software als ganzheitliches System oder als spezialisierte Einzellösungen implementiert werden.
Außerdem gibt es eine grundsätzliche Unterscheidung zwischen On-Premise und Cloud-basierten Services, wobei letztere insbesondere wegen ihrer Skalierbarkeit, Flexibilität und geringeren Vorabinvestitionen an Beliebtheit gewonnen haben.
Vorteile einer HR Software
Grundsätzlich ist eine HR Software darauf ausgerichtet, verschiedene Aufgaben im Bereich Personalmanagement zu vereinfachen und interne Prozessabläufe zu optimieren. Oft haben verschiedene HR Software Anbieter bestimmte Schwerpunkte in ihrem Funktionsumfang.
Aber HR-Kernfunktionen, wie die Verwaltung von Personaldaten, vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement sowie Zeit- und Anwesenheitsmanagement, sollten immer erfüllt sein.
Eine HR Software Komplettlösung wird häufig durch Reports und Analysen von HR-Kennzahlen ergänzt. Diese erlauben Unternehmen, anhand zuverlässiger und aufschlussreicher Daten personenbezogene Entscheidungen fundiert zu treffen.
Klassische Vorteile durch die Nutzung einer HR Software sind:
- Zeitersparnis und administrative Entlastung durch Standardisierung von HR-Prozessen,
- Kostensenkung und Effizienzsteigerung durch die Vereinfachung und Verschlankung von Abläufen,
- Vertraulichkeit und Sicherheit von (sensiblen) Personaldaten durch deren Auslagerung in eine,
- Gute Möglichkeiten für die Datenauswertung und ein einfaches Reporting als Basis für eine gezielte Personalplanung,
- Schnelle und bequeme Zugriffsmöglichkeiten über Standorte und Länder hinweg durch die mobile App-Nutzung.
Personalmanagementsystem - Funktionen & Übersicht
Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, dass ein hoher Anteil der Personalarbeit sehr administrativ ausfällt. Und genau dieser Bereich noch dazu oft wiederholt auftritt. Da setzen Personalmanagementsysteme an, denn alle Personaldaten und Prozesse werden hier zentral abgelegt und verwaltet.
Zentralisierung von Mitarbeiterdaten
Einer der größten Vorteile von HR-Software - und deswegen auch unser erster Punkt an der Stelle - liegt in der Zentralisierung von Mitarbeiterdaten. Vor der Nutzung einer HR Software werden Informationen üblicherweise in verschiedenen Dateien und Systemen gespeichert.
Die Nutzung einer HR-Software ermöglicht stattdessen die Speicherung aller relevanten Daten in einer einzigen, leicht zugänglichen Datenbank. Dies erleichtert nicht nur das Abrufen von Informationen, sondern garantiert auch verlässliche, sichere Datenspeicherung. Außerdem vermeiden Sie so Übertragungsfehler, die durch manuelle Datenpflege verschiedener Anwendungen häufig vorkommen.
Automatisierung von Routineaufgaben
Viele Arbeitsabläufe in Personalabteilungen laufen analog ab und werden manuell bearbeitet. Das sind zum Beispiel Stundenzettel, Excel Listen mit Urlaubsanträgen oder die Durchführung von Gehaltsabrechnungen. Das Resultat: Hoher Zeitaufwand und hohe Anfälligkeit für Fehler.
Der Vorteil einer HR Software liegt hier auf der Hand: Routineaufgaben lassen sich digital abbilden, was bereits zu weniger manuellen Arbeitsaufwand führt. Standardprozesse können durch einen automatisierten Workflow abgebildet werden. Das heißt, Verantwortlichkeiten sind direkt zugeordnet und Prozesse laufen automatisch von einem an die nächste Verantwortlichkeit weiter.
Und: Mitarbeitende können eigenständig Korrekturen vornehmen, ohne die Personalabteilung dafür in Anspruch zu nehmen. Das betrifft alles von fehlerhaften Arbeitszeiten bis zu aktualisierten Urlaubsanträgen.
Unterstützung bei der Rekrutierung und Mitarbeiterentwicklung
Passende Talente zu finden ist oft eine Aufgabe einer Personalabteilung, die mit großem Arbeitsaufwand verbunden ist. Denn der Kampf um Fachkräfte ist nach wie vor in vollem Gange. Das heißt: Je nach Position empfiehlt sich der Einsatz einer digitalen Lösung oder sogar konkrete Active Sourcing Maßnahmen.
Auch da wieder ein Vorteil einer HR Software: Bewerbungsprozesse lassen sich ganzheitlich abbilden. Von der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über die Verwaltung von Bewerbungen bis hin zur Auswahl geeigneter Kandidaten.
Ausgewählte Kollegen können den Fit einer Kandidatin anhand einer Sterne-Skala bewerten und die Kommunikation läuft einheitlich über eine Anwendung. Und: Kommt es zur Einstellung, können neue Kollegen ihre Stammdaten schon vor Eintritt vervollständigen. Das vereinfacht den Einstellungsprozess und erhöht die Effizienz.
Ganz nebenbei liegt ein weiterer Vorteil einer HR-Software auch darin, dass Mitarbeitende sich eigenständig in der Anwendung bewegen können und so jederzeit einen Überblick über ihre Arbeitszeiten, offene sowie verbleibende Urlaubstage oder auch Gehaltsabrechnungen machen können.
Verbesserte Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten
Die umfangreichen Datensätze, die heutzutage in Personalabteilungen anfallen, lassen sich ohne HR Software eigentlich gar nicht mehr stemmen. Aber gesammelte Informationen und zuverlässige Daten eröffnen ganz neue Möglichkeiten für datengestützte Entscheidungen.
Aspekte wie Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation, An- und Abwesenheiten sowie Leistungsdaten bieten wertvolle Einblicke. Und diese Informationen lassen sich gewinnbringend nutzen, um Trends zu erkennen, Risiken zu minimieren und fundierte Prognosen aufzustellen.
Das erlaubt dann beispielsweise eine strategische Personalplanung, aber auch gezielte Maßnahmen zur Entwicklung von Teams und Einzelpersonen innerhalb des Unternehmens umzusetzen.
Einhaltung von Compliance-Anforderungen
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen ist eine ständige Herausforderung im HR-Bereich. Ein Mythos, der sich mit Blick auf HR-Software immer wieder hält: Daten seien nicht ausreichend geschützt. Allerdings setzen HR Software Anbieter höchste Standards bei der Datensicherheit ein.
Denn dabei handelt es sich immerhin um einen Kernbereich des Geschäftes. Sprich, üblicherweise liegen die Daten auf Servern von Hochsicherheitszentren. Außerdem sorgen HR Software Anbieter dafür, kontinuierlich mit den Regulierungen im Markt zu gehen und so das System stets auf dem neuesten Stand zu halten.
Außerdem werden in einer HR Software unternehmensinterne Regelungen und Vereinbarungen schwarz auf weiß hinterlegt und so in allen Prozessen immer wieder abgerufen. Das sorgt dafür, dass die Einhaltung von Betriebsvereinbarungen deutlich erleichtert wird. Ein weiterer Pluspunkt, der auch Betriebsräte überzeugt.
Herausforderungen bei der Einführung einer HR Software?
Die größte Herausforderung bei der Einführung einer HR-Software ist häufig die fehlende Manpower, um die Digitalisierung durchzuführen. Gehen wir davon aus, dass in einem Unternehmen mit 600 Mitarbeitenden bisher nur Personalakten in Papierform vorliegen, müssen 600 Personalakten digitalisiert werden. Das braucht Zeit. Und Personal.
Aber sobald die Daten einmal in der HR Software hinterlegt sind, können Unternehmen eigentlich nur noch profitieren. Von der Effizienzsteigerung über die Unterstützung bei der Talentgewinnung und -entwicklung bis hin zur Verbesserung der Datenanalyse und Compliance – die Investition in eine moderne HR-Softwarelösung zahlt sich auf vielfältige Weise aus und zahlt letztlich auf den Gesamterfolg des Unternehmens ein.
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