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Grafik bezüglich des Themas Berichtswesen.

In jedem Unternehmen werden täglich eine Vielzahl von Daten verarbeitet und Informationen ausgetauscht. Um diese Masse an Inhalten sinnvoll zu speichern und anderen zugänglich zu machen, sind übersichtliche Strukturierungen und verständliche Formulierungen erforderlich. Der komplexe Bereich eines Statistik Berichtswesen KMU dient dazu, entsprechende Daten sinnvoll aufzubereiten und zu präsentieren.

Definition Berichtswesen

Die großen Datenmengen, die in einem Unternehmen anfallen, müssen systematisch aufgezeichnet werden. Unternehmen erfassen sie in Form von Berichten, dem sogenannten Reporting (Berichtswesen), und strukturieren sie schlüssig. Pivot Reporting Tabellen ermöglichen die Auswertung der Daten und die Reduktion sehr großer Informationsmengen auf ein überschaubares Maß.

Die HR Reports sind ein zentraler Bestandteil der Steuerung eines Unternehmens (Controlling). Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter:innen verwenden bestehende Daten, die als HR Berichte in verständlicher Form zur Verfügung stehen, als Informationsquelle und Arbeitsgrundlage. Die Weitergabe von aufbereiteten Fakten an die jeweiligen Mitarbeitergruppen geschieht effizient und ermöglicht einen allgemeinen Wissensstand.

Definition Management Reporting

Das Management Reporting ist ein Schlüsselbegriff für ein Dokument, das die Unternehmensführung in regelmäßigen Abständen über die erzielten Gewinne und darüber hinaus eventuelle Verluste informiert. Entscheidungsträger haben so die Möglichkeit, kurzfristig zu reagieren und bei Bedarf strategische Änderungen oder auch zielgerichtete Einsparungen vorzunehmen.

Das Management Reporting ist generell für jeden Betrieb wichtig und hilfreich, um immer passende Rückschlüsse ziehen und Handlungen an den aktuellen Bedarf anpassen zu können. Der Bereich der öffentlichen Institutionen unterliegt hingegen einer gesetzlichen Verpflichtung, regelmäßige Management Reportings zu erstellen.

Inhalt von einem Berichtswesen

Ein Berichtswesen besteht aus Dokumenten, die wichtige Daten und Fakten in Form von einfachen und komplexen Informationen darstellen und interpretieren. Dies geschieht in der Regel in Form von aussagekräftigen Tabellen und Zahlen, die exakt für die Zielgruppe erstellt werden, die damit arbeiten muss.

Die verdichtete Form der Abbildung hilft dem Nutzer dabei, die wesentlichen Fakten sofort erfassen und nachvollziehen zu können. Dabei kommt es primär darauf an, das richtige Maß zwischen Überinformation und zu wenig Inhalten zu erkennen.

Der Controlling-Aufgabenbereich

Der Bereich des Controllings ist in einem Unternehmen für die gesamte Planung der einzelnen Bereiche zuständig. Dazu zählen beispielsweise die Steuerung und die Kontrolle sowie die Verantwortung für das Berichtswesen Personal und die Berichtswesen Kennzahlen. Controller erfassen und analysieren die relevanten Daten und sind zuständig für die Planung des Budgets (operativ) und auch die Prognosen in Bezug auf das wirtschaftliche Potenzial eines Unternehmens (strategisch).

Das Controlling ist Bestandteil des Führungsteams und zählt demnach zum Management. Es informiert die Entscheidungsträger über Daten und Fakten, die vor dem Hintergrund von Enscheidungsfindungen bedeutsam sind. 

Relevanz des Berichtswesen Reporting

Die Bedeutung des Berichtswesens besteht wesentlich im Decken eines grundlegenden sowie auch spezifischen Informationsbedarfs der Personen, die für ihre Arbeit darauf angewiesen sind. Wichtige Entscheidungen in Unternehmen hängen davon ab, wie präzise die erforderlichen Daten und Informationen zur Verfügung gestellt werden.

Damit dient das Berichtswesen nicht allein als Quelle der Information und Transparenz, sondern als Grundlage, auf deren Basis überhaupt Planungen vorgenommen werden können. Je moderner und aktueller dabei die IT-Systeme und die verwendete Software in einem Betrieb sind, desto exakter und effizienter können die Reportings erstellt werden.

HR Kennzahlen und ihre Bedeutung

Personalkennzahlen sind für Unternehmen von besonderer Bedeutung. Sie ermöglichen eine Analyse der Schlüsselqualifikationen und ein Verständnis von der Zusammensetzung der Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen. Darüber hinaus erlauben sie einen perspektivischen Blick auf den Bedarf an Fachkräften und die zukünftigen Personalentwicklungen.

Es gibt eine große Anzahl unterschiedlicher HR Kennzahlen, von denen nicht alle gleichermaßen sinnvoll für jedes Unternehmen sind. In übergreifender Hinsicht gelten die folgenden Kennzahlen allgemein als relevant.

  • Kosten für Personalbeschaffung
  • Weiterbildungen je Mitarbeiter
  • Personalentwicklung
  • Personalführung
  • Lohn- und Lohnnebenkosten

Merkmale von einem guten Berichtswesen

Ein gutes Berichtswesen muss sowohl nachvollziehbar sein als auch orientiert an den Nutzern, die es für ihre Arbeit benötigen. Verstehbarkeit und absolute Aktualität stehen dabei im Vordergrund. Innerhalb des Unternehmens muss allgemein Klarheit darüber bestehen, wie Zahlen und Inhalte verstanden werden, damit eine eindeutige Interpretierbarkeit gegeben ist.

Essenziell für ein gutes Reporting ist das zeitnahe Filtern von relevanten Informationen und die schnelle Weitergabe an die Mitarbeiter. Das Berichtswesen darf dabei nicht zum Selbstzweck werden, den es zu erledigen gilt. Er muss vielmehr zielgruppenorientiert funktionieren, um sinnvolles Arbeiten für alle Beteiligten überhaupt erst möglich zu machen.

Photo by Stefan Jürgens