Berichtswesen: Definition, Umsetzung & Beispiele

Jedes Unternehmen verarbeitet täglich eine Vielzahl von Daten und Informationen. Um diese Masse an Inhalten sinnvoll zu speichern und anderen zugänglich zu machen, sind übersichtliche Strukturierungen und verständliche Formulierungen erforderlich. Genau darum dreht es sich im Berichtswesen.

Definition Berichtswesen

Die Datenmengen, die in einem Unternehmen anfallen, müssen systematisch dokumentiert und verarbeitet werden. Unternehmen machen dies üblicherweise in Form von Berichten, oft auch Reportings genannt, und strukturieren so die Daten, um dann im Anschluss daraus Erkenntnisse gewinnen zu können.

Das heißt: Ein gutes Berichtswesen erfasst, speichert und verarbeitet die Daten innerhalb eines Unternehmens, um dann wiederum Rückschlüsse aus diesen Daten ziehen zu können. Denn Daten sind nur dann wertvoll, wenn sie auch analysiert werden können und so neue Erkenntnisse liefern.

Je nach Ziel und Verwendungszweck kann jedes Reporting unterschiedlich aussehen. Die häufigsten Bereiche, in denen ein umfassendes Berichtswesen stattfindet, sind Finanz-, Marketing-, Vertriebs-, Management- und Personalabteilung. Pivot Tabellen sind ein Beispiel dafür, wie sehr große Informationsmengen auf ein überschaubares Maß reduziert und ausgewertet werden können.

Warum ist das Berichtswesen wichtig?

Das Berichtswesen hat zum Ziel, grundlegende und spezifische Informationen innerhalb eines Unternehmens aufzuarbeiten und verständlich zu machen. Damit bilden sie häufig die ausschlaggebende Grundlage für unternehmensinterne Entscheidungen.

In der Schlussfolgerung muss ein Berichtswesen dafür sorgen, die erforderlichen Daten und Informationen präzisen und vor allem frei von Fehlern zur Verfügung zu stellen.

Sprich: Das Berichtswesen dient als Quelle der Information und Transparenz, und als Grundlage, auf deren Basis eine strategische Planungen vorgenommen werden kann. Je moderner und aktueller die IT-Systeme und die verwendete Software in einem Betrieb, desto exakter und effizienter können Berichte erstellt werden.

Digitale Transformation und Technologie im Berichtswesen

Die digitale Transformation verändert auch das Berichtswesen in mittelständischen Unternehmen grundlegend. Während früher Excel-Tabellen und manuelle Auswertungen dominierten, setzen moderne Unternehmen heute auf automatisierte und cloudbasierte Lösungen. Ein zentrales Element sind Business Intelligence (BI)-Systeme und Data Warehouses, die große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und strukturiert bereitstellen. Damit wird das Berichtswesen zur zentralen Datenplattform, auf deren Basis fundierte Entscheidungen getroffen werden können.

Über Dashboards und interaktive Reports erhalten Führungskräfte und Manager Echtzeit-Einblicke in die wichtigsten Kennzahlen. Diese Visualisierungen sind nicht nur übersichtlicher, sondern auch flexibler, da sich Informationen individuell nach Zielgruppe darstellen lassen.

Ein weiterer Treiber der Modernisierung ist die Automatisierung. Wiederkehrende Prozesse – von der Abrechnung bis hin zum monatlichen Reporting – lassen sich mithilfe moderner Cloud-Software (SaaS) automatisiert abwickeln. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand, während gleichzeitig Fehlerquellen reduziert werden.

Darüber hinaus gewinnt das Thema Data Governance an Bedeutung: Die zu verarbeitenden Abteilungen müssen sicherstellen, dass Datenqualität, Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO gewährleistet sind. Nur so kann Vertrauen in die Berichte geschaffen und die Akzeptanz neuer Reporting-Systeme gefördert werden.

Internes vs. Externes Berichtswesen

Ziel des Internen Berichtswesens ist es, unternehmensinterne Stakeholder wie Geschäftsführer oder Projekt-Manager über Kennzahlen wie Kosten und personalbezogene Geschehnisse zu informieren. Dem entgegen steht externes Berichtswesen, welches der Berichterstattung für Außenstehende wie Investoren oder Behörden dient.

Berichtswesen: Konzept, Aufbau und Inhalt

Ein Berichtswesen besteht aus Dokumenten, die wichtige Daten und Fakten in Form von einfachen und komplexen Informationen darstellen und interpretieren. Dies geschieht in der Regel in Form von aussagekräftigen Tabellen und Zahlen, die exakt für die Zielgruppe erstellt werden, die damit arbeiten muss.

Die verdichtete Form der Abbildung hilft dem Nutzer dabei, die wesentlichen Fakten sofort erfassen und nachvollziehen zu können. Dabei kommt es primär darauf an, das richtige Maß zwischen Überinformation und zu wenig Inhalten zu erkennen.

Zur Veranschaulichung ein beispielhafter Aufbau eines umfassenden Reporting-Berichts:

Ziele und Zweck des Berichts
Datenquellen und -Analyse
Ergebnisse und Befunde
Schlussfolgerung und Interpretationen
Empfehlungen
Berichtsstruktur
Zeitplan und Verantwortlichkeiten der für den Bericht zuständigen Personen
Sicherstellung, dass der Bericht den gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften entspricht

Beispiele im Berichtswesen

Personal Berichte

HR Berichte sind ein zentraler Bestandteil der Steuerung eines Unternehmens (Controlling). Sowohl Führungskräfte als auch das Management und natürlich die Personalabteilung verwenden bestehende Daten und die daraus resultierenden Berichte als Informationsquelle und Arbeitsgrundlage. Dazu zählen zum Beispiel Berichte zu Themen wie: Fluktuation, Abwesenheit, oder Gehaltsentwicklung.

Typische Personalberichte sind:

Fluktuationsberichte zur Analyse von Kündigungen und deren Ursachen
Abwesenheitsberichte (z. B. Krankheit, Urlaub, Homeoffice)
Gehalts- und Lohnentwicklungsberichte, oft in Verbindung mit Lohnnebenkosten
Recruiting-Reports mit Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Cost-per-Hire
Diversity- und Inklusionsberichte, die Vielfalt und Gleichstellung im Unternehmen abbilden
Mitarbeiterzufriedenheits- und Engagementberichte, oft basierend auf Befragungen oder Indexwerten
Weiterbildungs- und Qualifikationsberichte, die Lernfortschritte und Entwicklungspotenziale aufzeigen

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Management Berichtswesen

Der Management Bericht ist ein internes Reporting Tool und beschreibt ein Dokument, welches die Unternehmensführung in regelmäßigen Abständen über die erzielten Gewinne und eventuelle Verluste informiert. Entscheidungsträger haben so die Möglichkeit, zeitnah zu reagieren und bei Bedarf strategische Änderungen oder auch zielgerichtete Einsparungen vorzunehmen.

Typische Inhalte sind:

Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)
Budgetberichte mit Soll-Ist-Vergleichen
Forecast-Reports, die eine Prognose der Unternehmensentwicklung geben
Liquiditätsberichte zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit
Investitionsberichte, die geplante und laufende Projekte bewerten
Balanced Scorecard-Reports, die Finanzkennzahlen mit strategischen Zielen verknüpfen

Unterschied: Controlling, Reporting und Berichtswesen

In der Praxis werden die Begriffe Controlling, Reporting und Berichtswesen häufig synonym verwendet – dabei gibt es klare Unterschiede in ihrer Funktion und Ausrichtung.

Berichtswesen

Das Berichtswesen beschreibt den gesamten Prozess der Datenerfassung, -aufbereitung und -bereitstellung im Unternehmen. Es ist das Fundament, auf dem Informationen gesammelt, strukturiert und zugänglich gemacht werden. Im HR-Bereich umfasst das Berichtswesen z. B. die systematische Erfassung von Personalkennzahlen wie Fluktuation, Weiterbildungskosten oder Mitarbeiterzufriedenheit.

Reporting

Reporting ist ein Teilbereich des Berichtswesens. Es bezeichnet die konkrete Erstellung und Bereitstellung von Berichten, die auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten sind. Beispielsweise erstellt die Personalabteilung monatliche Reports für das Management, die wichtige HR-KPIs wie Time-to-Hire oder Abwesenheitsquoten visualisieren.

Controlling

Controlling geht über die reine Informationsbereitstellung hinaus. Es ist ein steuerndes und gestaltendes Element der Unternehmensführung, das die bereitgestellten Daten analysiert und daraus Maßnahmen ableitet. Während das Berichtswesen und das Reporting primär Daten liefern, nutzt das Controlling diese Informationen für Planung, Steuerung und strategische Entscheidungen. Beispiele im HR-Umfeld sind die Budgetplanung für Personalentwicklung, die Prognose des zukünftigen Fachkräftebedarfs oder die Einführung neuer HR-Software im Rahmen der digitalen Transformation.

HR Kennzahlen und ihre Bedeutung

Personalkennzahlen ermöglichen beispielsweise eine Analyse der Schlüsselqualifikationen innerhalb eines Unternehmens sowie ein Verständnis für die Zusammensetzung der Teams und der einzelnen Abteilungen. Darüber hinaus erlauben sie das Erstellen von Prognosen auf den Bedarf an Fachkräften und die zukünftige Personalentwicklung.

Beispiele für wichtige Kennzahlen innerhalb der Personalabteilung eines Unternehmens sind:

Merkmale von einem guten Berichtswesen

Ein gutes Berichtswesen muss sowohl nachvollziehbar sein als auch ausgerichtet für die Nutzer, an die ein Bericht gerichtet ist. Verständlichkeit, Präzision und absolute Aktualität stehen dabei im Vordergrund. Ein gutes Berichtswesen steht und fällt oft damit, wie zuverlässig Daten erfasst und aktualisiert werden und vor allem: Wer die besagten Kennzahlen analysiert.

Denn, wie Zahlen und Inhalte verstanden werden, ist ausschlaggebend für die Interpretation der jeweiligen Berichte. Essenziell für ein gutes Reporting ist das zeitnahe Filtern von relevanten Informationen und die schnelle Weitergabe an die Mitarbeiter. Das Berichtswesen sollte dabei nicht zum Selbstzweck werden, den es zu erledigen gilt. Er muss vielmehr zielgruppenorientiert funktionieren, um sinnvolle Erkenntnisse für alle Beteiligten überhaupt erst möglich zu machen.

FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Ist Berichtswesen und Reporting das Gleiche?

Ja, beide Begriffe beziehen sich auf die systematische Sammlung, Aufbereitung und Kommunikation von Informationen innerhalb eines Unternehmens.

Was ist das interne Berichtswesen?

Das interne Berichtswesen liefert relevante Berichte über finanzielle und betriebliche Aspekte, die für die Überwachung der Leistung und die strategische Ausrichtung des Unternehmens notwendig sind.

Was ist Controlling und Berichtswesen?

Controlling bezieht sich auf die Planung, Überwachung und Steuerung von Unternehmensaktivitäten, um Unternehmensziele zu erreichen. Berichtswesen umfasst die Erstellung und Bereitstellung von Informationen über finanzielle und betriebliche Leistung, um Entscheidungsfindung zu unterstützen und Transparenz zu ermöglichen.

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