Zielvereinbarung: Gespräch, Umsetzung & Beispiele für HR
Zielvereinbarungen schaffen Klarheit über Erwartungen, fördern Motivation und sind Grundlage für leistungsbezogene Vergütungssysteme. Ziele dienen gleichzeitig dazu, Eigenverantwortung zu stärken sowie Prioritäten festzulegen. Für HR-Verantwortliche sind Zielvereinbarungsgespräche damit sowohl steuerndes Führungsinstrument als auch Bindeglied zwischen Unternehmensstrategie und Mitarbeiterebene.
Das Wichtigste in Kürze
- Zielvereinbarungen beschrieben Abmachungen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.
- Sie haben den Fokus der Orientierungs- und Leistungsfunktion.
- Es bieten sich die SMART- oder OKR-Formulierung oder an, um Zielvereinbarungen umsetzbar zu machen.
- Mit Personalsoftware lassen sich Zielvereinbarungen einfach erstellen und bearbeiten.
Was ist eine Zielvereinbarung?
Eine Zielvereinbarung ist eine schriftlich oder mündlich getroffene Abmachung zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem über zu erreichende Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Im Unterschied zur einseitigen Zielvorgabe basiert die Zielvereinbarung auf gegenseitigem Konsens.
Heißt: Es einigen sich Führungskraft und Mitarbeitende darüber, eine bestimmte Leistung in einem klar definierten Zeitraum zu erbringen. Dabei können Parteien verschiedene Zielarten vereinbaren, darunter Sach- und Entwicklungsziele. Ersteres richtet sich auf das Erreichen von Arbeitsergebnissen, zweiteres dient hingegen der Mitarbeiterförderung. Beides sind wichtige Bestandteile im Prozess der Personalentwicklung.
Unabhängig davon, auf welche Zielarten sich Führungskraft und Mitarbeitende einigen, erfüllen diese zwei Funktionen: eine Orientierungs- und Leistungsfunktion. So schaffen Ziele einerseits eine wertvolle Orientierung dank klarer Vorgaben, die sich auf die planmäßige Erfüllung einer Arbeitsaufgabe beziehen. Andererseits können Ziele sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirken, indem sie neue Impulse geben und die Eigeninitiative stärken.
Hätten Sie es gewusst? Historisch gesehen gehen Zielvereinbarungen auf den Pionierdenker des modernen Managements Peter F. Drucker zurückgeht. Er stellte sein Konzept im Jahr 1955 vor und nannte es „Management by Objectives“. Auf Deutsch heißt es so viel wie „Führen mit Zielen“. In der Unternehmenswelt bildet die Vereinbarung von verschiedenen Zielen einen festen Bestandteil der Mitarbeiterführung.
Zielvereinbarungen vereinfachen mit HRlab
Mit einer Personalsoftware wie HRlab können Sie ganz einfach kollaborativ Unternehmensziele, Abteilungs- oder auch persönliche Entwicklungsziele erstellen und bearbeiten.
Zielvereinbarung richtig vorbereiten: Fragen und Beispiele
Die Vereinbarung von Zielen ist ein mehrstufiger Prozess, der einer guten Planung und Vorbereitung bedarf. Diese sollten noch vor dem eigentlichen Zielvereinbarungsgespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter erfolgen. Zum Beispiel sollten sie daher gemeinsam die folgenden Fragen beantworten:
- Welches Ziel soll genau erreicht werden?
- Wie und bis wann lässt sich das gewünschte Ziel erreichen?
- Welche konkreten Veränderungen sind nach Erreichen des Ziels zu erwarten?
- Welche Möglichkeiten bieten sich an, um die Zielerreichung und den prognostizieren Erfolg zu messen?
Im Zielvereinbarungsprozess sind das Statusgespräch und die Datenerhebung besonders wichtig. Sie sind ebenfalls eine Vorbereitung für das spätere Zielerreichungsgespräch. Es wird geprüft, ob die vorher vereinbarten Ziele erreicht wurden oder nicht. Dabei können verschiedene Arten von Zielen besprochen und vereinbart werden. Zu den häufigsten Zielvereinbarung Beispielen gehören:
- Leistungsziele (z. B. bessere Arbeitsergebnisse)
- Prozessziele (z. B. effizientere Abläufe)
- Strategieziele (z. B. Umsetzung von Unternehmenszielen)
- Umsatzziele (z. B. mehr Verkäufe oder Gewinn)
- Verhaltensziele (z. B. bessere Zusammenarbeit im Team)
Formulierung der Zielvereinbarung mit der SMART-Formel
Um die gewünschten Ergebnisse im Unternehmen zu erzielen, bietet sich für die Zielformulierung die SMART-Formel an. Damit stellt man sicher, dass Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind.
- S pezifisch (specific) – Die Ziele müssen eindeutig und klar formuliert sein.
- M essbar (measurable) – Damit das Ziel objektiv überprüft werden kann, muss es messbar sein.
- A ttraktiv (achievable) – Das Ziel muss von allen Beteiligten akzeptiert werden.
- R ealistisch (reasonable)- Das Ziel muss realisierbar sein.
- T erminiert (time-bound)- Jedes Ziel braucht einen zeitlichen Rahmen.
Allerdings zeigt die Realität, dass sich manche Ziele nicht einfach anhand empfohlener Kriterien festlegen lassen. Dies betrifft vor allem qualitative Ziele, die im Unterschied zu quantitativen Zielen, schwer messbar sind. Dazu gehören Ziele wie „mehr Effizienz am Arbeitsplatz“ oder „erfolgreicher Projektabschluss“, die idealerweise operationalisiert werden sollten.
Wie OKR Agilität in der Zielvereinbarung bietet
Ein moderner und agiler Weg, um Ziele zu setzen, ist das sogenannte OKR-Modell (kurz für Objectives and Key Results). Diese Methode wird besonders oft in digitalen Unternehmen eingesetzt.
Im Unterschied zur klassischen Zielvereinbarung mit der SMART-Methode setzt OKR auf **ehrgeizige Ziele **(Objectives), die mit klar messbaren Ergebnissen (Key Results) verbunden sind.
Gerade für HR-Abteilungen ist OKR eine gute Möglichkeit, Mitarbeiterziele und Unternehmensziele besser zu verbinden. Außerdem funktioniert OKR in kürzeren Zeiträumen, meist alle drei Monate, statt nur einmal im Jahr. Deshalb passt diese Methode besonders gut in flexible und sich schnell verändernde Arbeitsumfelder.
OKR-Beispiele in der Praxis
| Bereich | Objective | Key Results |
|---|---|---|
| Vertrieb | Umsatz in der DACH-Region deutlich steigern | • 20 % mehr Leads aus der Region generieren<br>• Abschlussrate von 15 % auf 25 % erhöhen<br>• 5 neue Großkunden gewinnen |
| HR | Mitarbeiterzufriedenheit spürbar verbessern | • Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung um 10 % steigern<br>• Feedback-Gespräche in allen Teams einführen<br>• 80 % der Mitarbeitenden nehmen am Mentoring-Programm teil |
| Marketing | Online-Sichtbarkeit der Marke erhöhen | • 30 % mehr Website-Besucher über organische Suche<br>• 10 neue Backlinks von relevanten Branchenportalen<br>• Social-Media-Reichweite um 50 % steigern |
Fehler vs. Best Practice
In der Praxis schleichen sich bei der Umsetzung von Zielvereinbarungen immer wieder typische Fehler ein, die die Wirkung des Instruments deutlich abschwächen. Ein häufiger Stolperstein sind unklare oder nicht messbare Zieldefinitionen, bei denen weder Führungskraft noch Mitarbeitende im Nachhinein genau beurteilen können, ob das Ziel erreicht wurde.
| Häufige Fehler bei Zielvereinbarungen | Best Practices für wirksame Zielvereinbarungen |
|---|---|
| Ziele sind unklar oder nicht messbar | Ziele klar formulieren (z. B. SMART oder OKR) |
| Zu viele oder widersprüchliche Ziele | Fokus auf wenige, strategisch relevante Ziele |
| Keine regelmäßige Überprüfung | Regelmäßige Status- und Feedbackgespräche |
| Zielvereinbarung als Pflichtübung | Ziele in den Arbeitsalltag integrieren |
| Geringe Einbindung der Mitarbeitenden | Mitarbeitende aktiv an der Zieldefinition beteiligen |
Tipps für die Dokumentation von Zielvereinbarungen
Zielvereinbarungen sollten nicht nur im Gespräch entstehen, sondern auch klar und nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine schriftliche Festhaltung sorgt dafür, dass für alle Beteiligten transparent bleibt, welche Ziele vereinbart wurden, in welchem Zeitraum sie gelten und anhand welcher Kriterien die Zielerreichung bewertet wird. Das beugt Missverständnissen vor und schafft Verbindlichkeit im Arbeitsalltag.
Neben der inhaltlichen Klarheit hat die Dokumentation auch eine rechtliche Bedeutung. Gerade bei leistungsbezogener Vergütung oder bei späteren Unstimmigkeiten ist es wichtig, auf eine eindeutige Vereinbarung zurückgreifen zu können. Sie dient als Orientierung und kann im Zweifel belegen, welche Erwartungen tatsächlich vereinbart waren.
In der Praxis erleichtert eine softwaregestützte Dokumentation diesen Prozess erheblich. Digitale HR-Systeme wie HRlab ermöglichen es, Zielvereinbarungen einheitlich zu erfassen, Fortschritte festzuhalten und Anpassungen transparent zu machen. So bleiben Ziele nicht in E-Mails oder Gesprächsnotizen verstreut, sondern sind zentral verfügbar, aktuell und nachvollziehbar – für Mitarbeitende, Führungskräfte und HR gleichermaßen.
Beispiele für konkrete Zielvereinbarungen
| Bereich | Zielvereinbarung |
|---|---|
| Vertrieb & Kundenbetreuung | • Akquise von 15 neuen B2B-Kunden bis Ende Q3, mit Fokus auf die IT-Branche<br>• Bearbeitung eingehender Kundenanfragen innerhalb von 24 Stunden in 90 % der Fälle, überprüfbar durch CRM-Auswertung |
| Personalentwicklung & Weiterbildung | • Teilnahme an einem zertifizierten Online-Training zu Arbeitsrecht bis 31.10., Nachweis durch Teilnahmebescheinigung<br>• Durchführung von mindestens 2 Feedbackgesprächen mit Teammitgliedern pro Quartal zur Förderung der Führungskompetenz<br>• Entwicklung eines Einarbeitungsplans für neue Mitarbeitende im Team bis Ende des nächsten Monats |
| HR & Recruiting | • Reduktion der Time-to-Hire auf durchschnittlich 30 Tage in mindestens 70 % aller Stellenbesetzungen bis Jahresende<br>• Einführung eines neuen Bewerbungs-Trackingsystems in Zusammenarbeit mit IT bis zum 15.09 |
| Prozesse & Administration | • Digitalisierung aller papierbasierten Mitarbeiterakten bis zum 31.12., inkl. rechtssicherer Ablage im HR-System<br>• Optimierung des internen Urlaubsantragsprozesses: Bearbeitungszeit max. 48 Stunden bis zum nächsten Audit |
| Führung & Kommunikation | • Einführung monatlicher Team-Check-ins (30 Min.) zur Stärkung der Kommunikation, dokumentiert im Intranet<br>• Verbesserung der Meeting-Effizienz durch Umsetzung von 3 vereinbarten Maßnahmen (Agenda, Timeboxing, Protokollführung) bis Ende des Quartals |
Disclaimer
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Inhalte unser Internetseite einem unverbindlichen Informationszweck dient und entsprechend keiner offiziellen Rechtsberatung gleichkommt. Das beinhaltet auch Beiträge zu rechtlichen HR-Themen, deren Inhalt eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung nicht ersetzt. Aus diesem Grund sind alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Inhalte unserer Internetseite werden allerdings mit größter Sorgfalt recherchiert.