Geschäftsreisen & Reisekosten

In HRlab können Geschäftsreisen und Reisekosten direkt durch Ihre Mitarbeiter:innen erfasst und nach Bedarf durch Vorgesetzte, Personalabteilung oder Buchhaltung kontrolliert und freigegeben werden.

Geschäftsreisen im Überblick

  • Komfortable Beantragung und Genehmigung von Geschäftsreisen
  • Wahlweise auch Erfassung von Reisen durch die Mitarbeiter ohne Genehmigung
  • Reiseverlauf mit mehreren Zielen möglich
  • Abrechnung von Reisekosten
  • Automatische Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwänden
  • Auslagenerfassung mit Beleg-Upload und Währungsumrechnung bei Bedarf
  • Optional mehrstufiger Genehmigungsprozess

Schnittstelle statt manuelle Prozesse

In vielen Unternehmen ist das Handling von Geschäftsreisen und der damit verbundenen Auslagen eher eine Domäne der Finanzbuchhaltung als der Personalabteilung. Buchhaltungssystem sind indes regelmäßig nur für einen ausgewählten Kreis an Benutzern zugänglich. In der Folge entstehen umständliche manuelle Prozesse – sei es bei der Freigabe von Reisen oder bei der Abrechnung von Aufwandspauschalen und verauslagten Kosten. Auch hier bietet eine Integration in eine ganzheitliche personalwirtschaftliche Lösung signifikante Effizienzvorteile.

Flexible Genehmigungsprozesse & Kostenzuordnung

Abhängig von den im Unternehmen jeweils geltenden Regelungen können Reisen in HRlab direkt durch die Mitarbeiter:innen (Self-Approval) erfasst oder nach ihrer Beantragung durch Vorgesetzte, HR, Controlling oder andere dafür vorgesehene Genehmiger freigegeben werden. Hierbei ist zudem eine Zuordnung zu Kunden, Projekten o.ä. möglich, um Kosten sachgerecht zuzuweisen und bei Bedarf abzurechnen.

Automatisierte Aufwandsberechnung

Bei der Erfassung und Beantragung von Reisekostenerstattungen errechnet HRlab automatisch die relevanten Verpflegungsmehraufwände und ermöglicht es, Belege hochzuladen und Ausgaben in Fremdwährungen umzurechnen. Für freigegebene Auslagen können einfach Buchungsbelege erzeugt werden oder es werden Sammelbuchungen im Rahmen der Datenaufbereitung für die Buchhaltung genutzt.